Служебное задание и командировочное удостоверение куда нужно предоставлять

Командировочное удостоверение в 2023 году

Среди списка документов, которые используют при оформлении командировки, часто упоминают командировочное удостоверение. Разбираемся, нужен ли этот документ компании и если да — как его оформить и заполнить. Это документ, который свидетельствует, что сотрудник находится в командировке и выполняет задание руководства. По-другому его называют командировочным листом.

Командировочные удостоверения организации использовали еще во времена СССР. Последний, современный образец удостоверения был утвержден Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 года. удостоверение признавалось документом, который подтверждает срок нахождения сотрудника в командировке.

В 2014 году в закон внесли изменения, и с 8 января 2015 года командировочное удостоверение . Точнее, его, как и служебное задание, исключили из списка обязательных отчетных документов.

Согласно поправкам, подтвердить командировочные расходы и фактическое нахождение сотрудника в командировке позволяют приказ о командировке, проездные документы, документ о найме жилья, служебная записка. Но компании и сегодня могут использовать командировочный лист в делопроизводстве, если считают это необходимым и это прописано во внутренних нормативных актах. По сути, этот документ, заполненный по форме, свидетельствует сразу о нескольких фактах:

• что поездка работника имела производственный характер;
• что командировка состоялась в указанные сроки;
• что командированный действительно побывал в месте назначения и встретился с принимающей стороной.

Командировочное удостоверение полезно не только компании — для учета времени нахождения сотрудника в командировке, но и самому сотруднику — если, например, он приезжает в другой филиал компании и должен обосновать цель визита.

Форма удостоверения утверждена Постановлением Госкомстата в 2004 году.

Бланк удостоверения является рекомендованным, то есть при желании организация может оформить собственную форму командировочного листа. (форма Т-10) На лицевой стороне документа указывают:

• ФИО командированного,
• должность работника и служебное подразделение,
• место назначения и цель поездки,
• даты и продолжительность командировки,
• паспортные данные командированного.

Что написать в качестве цели командировки, в законе не говорится. В качестве примера можно найти самые разные варианты:

• подписание контракта на оказание услуг;
• проведение переговоров о заключении договора;
• наладка и ремонт оборудования;
• оказание консультационных услуг;
• проведение переговоров о закупке оборудования и т.д.

Отдельно прописывается, что удостоверение действительно только при предъявлении паспорта или другого документа, который его заменяет.

Командировочное удостоверение распечатывают в одном экземпляре и подписывают у гендиректора.

Эти данные заполняют специалисты кадровой службы, секретариата или бухгалтерии принимающей стороны и заверяют их своей фамилией и подписью. В первой строке указывают:

• дату выбытия — день, когда специалист отправился в служебную поездку;
• дату прибытия — день, когда сотрудник приехал в место назначения (заполняют в принимающей организации).

Если других пунктов посещения в поездке нет, то во второй строке принимающая организация фиксирует день выбытия работника из места командировки, а дату прибытия заполняют на месте постоянной работы командированного в день, когда он приходит в офис.

Что делать, если работник едет не в другую компанию или филиал, а, например, для проведения переговоров с физическими лицами, то есть поставить отметки о прибытии и выбытии некому? В этом случае можно попросить заполнить эти поля в отеле или местной администрации. * Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи.

ООО «НТТ» не несет ответственность за решения, принятые на основе информации, представленной в статье. Еще можно почитать — удобный бесплатный сервис для организации деловых поездок.

С помощью бизнес-акаунта можно выдавать доступ сотрудникам на покупку билетов, оплачивать билеты с единого корпоративного депозита, получать отчетные документы в эл.

виде.

Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно

Инспектор по кадрам направила М.И.

Дудниковой такое уведомление.Как оформить командировку Решение о направлении сотрудника в командировку принимает руководитель фирмы.

О необходимости командировки он обычно узнает из докладной записки руководителя структурного подразделения, в котором трудится сотрудник. Если директор фирмы ставит на ней положительную резолюцию, для сотрудника готовится соответствующий пакет документов. Командировочные документы оформляются по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г.

№ 1. Сначала оформляется служебное задание по форме № 10-а, в котором подробно излагается цель командировки. Его составляет и подписывает руководитель структурного подразделения, а также подписывает руководитель фирмы. На основании служебного задания готовится приказ о направлении сотрудника в командировку по унифицированной форме № Т-9.

Если в командировку едет сразу несколько сотрудников, используйте списочную форму № Т-9а. Приказ подписывает руководитель фирмы.

С этим документом нужно ознакомить сотрудника под расписку.

После издания приказа нужно выписать сотруднику командировочное удостоверение по унифицированной форме № Т-10. В удостоверении указывается время прибытия сотрудника к месту назначения и время отъезда оттуда.

По этим отметкам вы сможете определить фактическое время пребывания в командировке, а бухгалтерия — размеры денежной компенсации (командировочные). Если сотруднику пришлось побывать в разных местах, то в каждом из них обязательно проставляются дата и время прибытия и отъезда.

Эти отметки заверяются подписью ответственного лица и печатью фирмы, в которую был направлен сотрудник. По возвращении из командировки сотрудник в служебном задании должен заполнить графу «Краткий отчет о выполнении задания» и расписаться под ней.

В этой графе можно описать работу, проделанную, но не зафиксированную на бумаге (поиск клиентов, посещение презентаций, проведение переговоров).

Руководитель структурного подразделения

Служебная командировка в 2019 году: правила и важные нюансы

Этот документ работник предоставляет по возвращении из командировки. К нему прилагаются документы (путевой лист, счета, кавитации, кассовые чеки с АЗС), которые подтверждают маршрут следования автомобиля. Во всех остальные случаях количество дней подтверждается проездными документами.

Обратите внимание на , в котором говорится, что выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении в командировку за пределы территории РФ «осуществляется в порядке и размерах, которые предусмотрены абз.

2 п. 11 Положения о командировках, с учетом особенностей, предусмотренных п. 19 Положения». То есть в размере, который установлен в локальных нормативных актах.

Если в загранпаспорте нет отметки (командировки в страны СНГ), то подсчет количества дней осуществляется по проездным документам. Во всех остальных случаях — по отметке в загранпаспорте. Если командировка подразумевает поездки в близко расположенную местность и работник ежедневно возвращается домой после выполнения служебных обязанностей, суточные не выплачиваются.

Чтобы правильно рассчитать командировочные, воспользуйтесь специальной . Прежде всего компании, которые направляют своих сотрудников в служебные командировки, должны иметь разработанное положение о командировках. В этом локальном нормативном акте прописываются размер суточных, размер компенсации расходов и другие важные детали.

Ранее в комплект обязательных командировочных документов входили служебные задания и командировочные удостоверения.

Поэтому обязательно издается приказ (можно использовать ), где указывается вся та информация, которая ранее входила в командировочное удостоверение и служебное задание.

Сотрудник знакомится с приказом под роспись. Выдача подотчетных

Особенности составления служебного задания на командировку

Если документооборотом организации предусмотрено командировочное удостоверение, оно также прилагается к пакету. На заметку! Если использование служебного задания прописано в ЛНА, сотрудник обязан письменно отчитаться об исполнении, иначе он будет наказан по ТК РФ, ст.

192. Служебное задание командированному сотруднику, составленное любым законным способом (на унифицированном бланке или без него) содержит определенные реквизиты:

• Шапка документа. Состоит из наименования документа, номера, даты, наименования фирмы, отправившей сотрудника в служебную поездку.
• Подписи. Расписываются руководитель фирмы, подразделения и сам работник. Отдельным пунктом выносится резолюция о выполнении задания и подпись руководителя подразделения под ней (во второй раз, по возвращении сотрудника).
• Основание. Здесь указываются реквизиты документа-основания. Чаще всего это приказ о командировке, но может быть и другой документ, например, план дистанционных работ, если в командировку отправляется технический специалист.
• Задание. Вписывается цель командировки, по пунктам.
• Данные о командированном сотруднике. ФИО, должность, табельный номер, подразделение, к которому он относится.
• Данные о командировке. Сюда войдет наименование принимающей стороны, место командировки, даты ее предполагаемого начала и завершения. Указывают число дней командировки, в том числе без нахождения в пути. В бланке Т-10а предусмотрено наименование организации, которая оплачивает служебную поездку. Обычно это та же фирма, в которой работает командированный. Если документ составляется в свободной форме, по правилам внутренних ЛНА, этот пункт может опускаться, иметься в виду по умолчанию.
• Отчет о выполнении задания. Заполнение этого пункта происходит после возвращения сотрудника либо им самим, либо непосредственным руководителем, способным объективно оценить, выполнил ли подчиненный поставленное задание.

Во многих случаях бланк Т-10а не используется, поскольку имеет ограниченные формой поля для заполнения.

Нюансы в оформлении командировочных

Финальный этап заполнения оборотной стороны наступает, когда сотрудник возвращается в свою организацию.

Отметку о прибытии в организацию он ставит в отделе кадров, и на этом оборотная сторона командировочного удостоверения считается заполненной. В течение трех рабочих дней после возращения из командировки сотрудник должен отчитаться и представить авансовый отчет обо всех произведенных расходах. Авансовый отчет — это документ, к которому подшиваются все первичные документы, подтверждающие расходы.

На титульном листе вписываются:

1. дата авансового отчета
2. ФИО работника
3. подразделение

На оборотной стороне авансового отчета работник указывает:

1. подпись
2. наименования первичных документов или наименования расходов
3. сумму, указанную в документе
4. итоговую величину по совершенным расходам

После заполнения оборотной стороны авансовый отчет предоставляется в бухгалтерию.

Бухгалтерская служба заполняет в нижней части авансового отчета корешок, в котором указываются следующие данные: кто предоставил авансовый отчет, номер авансового отчета, дату, кто принял авансовый отчет.

Корешок отрывается и передается работнику в качестве подтверждения, что он этот авансовый отчет сдал.

Следует учитывать тот факт, что расходы на проезд в городском транспорте (троллейбусе, автобусе, трамвае) включены в суточные, поэтому работодатель имеет право их не возместить.

Законом это не предусмотрено. Проезд в метро возмещается при условии предоставления чека и билета. Расходы на пригородные поезда и поезда дальнего следования работодатель обязан возмещать.

Также возмещается проезд на маршрутке из одного муниципального образования в другое.

При этом проезд на маршрутке внутри города не возмещается. До 2012 года действовали ограничения на стоимость жилья. В настоящее время законодательно найм жилья никак не ограничивается, все зависит от того, как работник договорится с работодателем.

Если работодатель внутренними документами разрешает нанимать жилье в пятизвездочном отеле, то работник может это сделать.

Нужно ли командировочное удостоверение в 2020 году

Командировочное удостоверение — это документ, удостоверяющий время нахождения сотрудника в служебной поездке.

Постановлением кабмина РФ от 29.12.2014 № 1595 было скорректировано Положение о командировках, благодаря чему с 08.01.2015 при отправлении работника в поездку по делам фирмы больше не нужно оформлять следующие документы:

• командировочное удостоверение,
• служебное задание
• отчет о выполненной работе в командировке.

Данные новшества были направлены на упрощения документооборота компании. Постановлением кабмина от 13.10.2008 № 749 утвержден перечень документов, которые в обязательном порядке организация обязана оформлять при отправлении работников в командировку.

В каждом месте пребывания трудящегося в удостоверение вносились отметки о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из него.

До 2015 года компания не могла подтвердить расходы на служебную поездку без командировочного удостоверения. Об этом неоднократно заявляли чиновники (письма Минфина РФ от 26.05.2008 № 03-03-06/2/60, от 24.04.2008 № , от 07.11.2007 № ).

Однако судьи считали, что расходы на командировку можно подтвердить также приказом (см. например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 04.10.2011 № и от 07.05.2007 № Ф04-2644/2007(33834-А45-14), ФАС Московского округа от 19.12.2008 № КА-А40/10864-08 и от 07.09.2010 № КА-А40/10200-10-2).

Если же командировка длилась всего один день, то оформлять командировочное удостоверение было необязательно. Минфин этого не требовал (письмо от 26.05.2008 № 03-03-06/2/60). Таким образом, с отменой командировочного удостоверения споры о необходимости его наличия в целях подтверждения налоговых расходов прекратились.

Несмотря на то, что с 2015 года командировочное удостоверение перестало быть обязательным документом для подтверждения командировочных расходов, применять его закон не запрещает.

Таким образом, компания вправе закрепить во внутренних документах организации необходимость его оформления в случае направления работника в служебную поездку. При этом организация вправе оформлять данный документ в соответствии с его унифицированной формой № Т-10 либо разработать бланк удостоверения самостоятельно. Выписанный документ необходимо зарегистрировать журнале учета выдачи командировочных удостоверений.

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре, вручается работнику, который направляется в командировку для выполнения служебного задания. В каждом пункте назначения в удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются принимающей стороной (подписью соответствующего сотрудника и печатью при ее наличии).

Как мы уже говорили, командировочное удостоверение предназначалось для того, чтобы удостоверить факт нахождения работника в служебной поездке. Однако если фирма примет решение не оформлять работнику указанный документ, то срок нахождения в командировке могут подтвердить проездные билеты. При поездке по делам работодателя на личном или служебном транспорте следует заполнять служебную записку, приложив к ней путевые листы, счета, квитанции или иные документы, которыми можно подтвердить маршрут следования.

• 06.09.2023
• 07.09.2023
• 08.09.2023

Журнал : Теги:

• Добавить свое предложение

Как правильно оформить командировку

оформляется одинаковый пакет документов.

Вывод: изменение административно-территориального статуса территории командирования в данном случае не является основанием для внесения в документы каких-либо изменений.

Период нахождения работника в командировке необходимо отметить в табеле учета рабочего времени. Подтверждение: ч. 4 ст. 91, ст. 166 Трудового кодекса РФ, п. 3, 7, 26 Положения, утв.

Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г. Работнику, который направлен в командировку, предоставляются предусмотренные трудовым законодательством гарантии, а именно:

1. сохранение места работы (должности);
2. сохранение среднего заработка на время нахождения в командировке;
3. возмещение расходов, связанных с командировкой (расходов по проезду, найму жилья, суточных и др.).

Кроме того, перед направлением в командировку работодатель выдает (перечисляет) командируемому работнику денежные средства на командировочные расходы (аванс).

Указанные гарантии распространяются и на совместителей (как внутренних, так и внешних).

При этом совместителю средний заработок за время нахождения его в командировке нужно сохранять только у того работодателя, который направил его в командировку.

Если же работник направлен в командировку одновременно как по основному месту работы, так и по совместительству, средний заработок нужно сохранять у обоих работодателей. Возмещение расходов по командировке в этом случае распределяется между работодателями по соглашению между ними. Подтверждение: ч. 1 ст. 168, ч.

2 ст. 287 Трудового кодекса РФ, п. 9 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.

Срок командировки работодатель определяет самостоятельно с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п.

4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).

Предварительный (расчетный) срок, на который работник направляется в командировку, нужно указать в приказе о направлении работника в командировку,

Оформление командировки в 2023 году

Некоторые компании разрешают ехать не общественным транспортом, а на собственном или служебном автомобиле. В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой лист. Каждая компания разрабатывает форму путевого листа самостоятельно.

перечисляют заранее, за несколько дней до командировки. Эти деньги предназначены для оплаты дополнительных расходов, связанных с командировкой (например питания). Отчитываться за то, на что ушли суточные, закон не требует.

Размер организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении о командировках или коллективном договоре. Сумма выплаты в командировках по России и за границей различается.

Согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ и страховые взносы удерживаются с суточных в том случае, если их размер составляет 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей — в поездках за рубежом.

Большинство работодателей используют эти суммы как максимальный размер суточных. Но есть и те, кто выплачивает больше денег, все зависит от политики компании.

Если командировка проходит недалеко от места жительства работника и он каждый день возвращается домой, то суточные не выплачиваются.

После того как приказ о командировке подписан, билеты куплены, жилье забронировано, суточные перечислены, можно отправляться в командировку. Служебная поездка, как правило, начинается с дороги в день командировки, но в каждой компании этот вопрос решают на свое усмотрение. В некоторых организациях в день командировки на работе можно не появляться, хоть и самолет в 9 вечера.

В иных прийти в офис необходимо, пусть даже на пару часов. Главная задача командированного — сохранять все посадочные талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время командировки: на жилье, транспорт и другие служебные цели.

После поездки командированного остается только отчитаться о потраченных средствах. Для этого нужно: собрать все отчетные документы (договоры, чеки, посадочные талоны); заполнить авансовый отчет (); если сотрудник потерял какой-либо чек или посадочный талон

Когда надо оформлять командировку, а когда – служебную поездку?

Иллюстрация: Ирина Григорьева / Клерк.ру Когда представитель компании отправляется по служебному заданию в другой город или страну, все вроде бы просто: он уезжает в командировку. Но «следом за ним» может поехать и сотрудник, у которого работа с разъездным характером.

Где будет находиться в этот момент каждый из них — в командировке или служебной поездке? По нашему опыту, путаница в понятиях до сих пор существует.

А это приводит и к финансовым, и к управленческим рискам. Давайте разберем, что и когда надо оформлять и как это делать правильно.

В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ, командировка — это направление человека по заданию на определенный срок вне места постоянной работы.

Соответственно, если у сотрудника в трудовом договоре в качестве такого места указан конкретный адрес компании, в принципе любую поездку можно считать командировкой, и срок ее определяет работодатель.При этом сейчас только 2 документа являются обязательными: приказ и авансовый отчет, в котором человек подтверждает свои расходы. Другие формы: командировочное удостоверение, служебное задание, журнал и т.д.

— добровольные. Оформлять их можно, но тогда в локальных нормативных актах надо точно описать, что, как и когда используется.

На время командировки за сотрудником сохраняется должность и платится средний заработок. Также ему должны возместить расходы, связанные с поездкой.

Ст. 168 ТК РФ уточняет, что компенсируется: проезд, проживание, суточные, другие расходы по согласованию. Кстати, размер суточных закон не регламентирует, и работодатель назначает его самостоятельно. Надо лишь помнить про ст. 217 Налогового кодекса РФ: она указывает не облагаемые налогом суммы — 700 рублей в день по России и 2500 рублей — за границей.

Свыше них придется платить НДФЛ.

А дальше интереснее. Ст. 166 ТК РФ уточняет, что служебные поездки сотрудников, у которых разъездной характер работы, командировками не считаются. Это могут быть страховые агенты, торговые и медицинские представители, да в принципе все — от курьеров до директоров. То есть, человек может уехать в другой город, но при этом он находится как бы на своем месте.

Все потому, что в трудовом договоре указана территория разъездов.

Нюанс в том, что при обычной служебной поездке платится оклад, а при командировках — средний заработок.

Последний может быть больше, особенно если в компании есть система премирования. Это источник риска. Взывая к финансовой справедливости, люди просят признать их поездки командировками и компенсировать дополнительные расходы. Не добившись этого, человек обращается в суд.

Как завершится дело — большой вопрос, но сама ситуация отнимет много времени.

Еще один риск связан с возмещением средств из Фонда социального страхования РФ.

Если в локальных документах не прописать нюансы, связанные с несчастными случаями во время поездок, компании сложно будет доказать связь ЧП с производством. Допустим, человек поехал в командировку на личном авто, что не было разрешено, или заехал на служебном автомобиле к родным и попал в ДТП.

ФСС может признать случай нестраховым и отказать в выплате.

Конечно, служебные поездки подчас выгоднее для работодателей, чем командировки.

Так, суточные платятся только, если человек вынужден ночевать вне дома, не надо запрашивать письменное согласие семейного сотрудника и готовить приказ о направлении в каждую поездку.

Для обычных командировок это необходимо. К тому же, в них нельзя направлять беременных.

В любом случае процесс надо регламентировать. Прежде всего, проверить документы, в которых описаны правила поездок. Надо обязательно надо указать работы и должности с разъездной работой, планирование и согласование поездок, учет рабочего времени и расходов, описать варианты транспорта для поездки: общественный, личный и т.д.

— это поможет избежать переплат и снизит риск аварий. И, пожалуй, самое главное для разъездных сотрудников.

В трудовом договоре надо указать характер работы и определить территорию.

Тогда поездки на большее расстояние будут считаться командировкой.

В итоге вы будете легко управлять рабочими поездками, сможете отвечать на возможные вопросы и сомнения сотрудников, а значит, сделаете трудовые отношения в компании открытыми и прозрачными.

• 06.09.2023
• 07.09.2023
• 08.09.2023

«» : Теги:

• , управляющий партнер

• Добавить свое предложение

Нужно ли командировочное удостоверение в 2023 году

Командировочное удостоверение — это документ, удостоверяющий время нахождения сотрудника в служебной поездке.

Несмотря на то, что с 2015 года компании не обязаны оформлять данный документ, многие работодатели по-прежнему его применяют.

В нашей статье мы расскажем о том, есть ли необходимость оформлять командировочное удостоверение в 2023 году.

Постановлением кабмина РФ от 29.12.2014 № 1595 было скорректировано Положение о командировках, благодаря которому с 08.01.2015 при отправлении работника в поездку по делам фирмы больше не нужно оформлять следующие документы:

• командировочное удостоверение;
• служебное задание;
• отчет о выполненной работе в командировке.

Эти новшества направлены на упрощения документооборота компании. Постановлением кабмина от 13.10.2008 № 749 утвержден перечень документов, которые в обязательном порядке организация обязана оформлять при отправлении работников в командировку.

До начала 2015 года в этом списке значилось командировочное удостоверение.

Его форма приведена в постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 (форма № Т-10). Этот документ служил для определения фактического времени нахождения работка в командировке. В каждом месте пребывания работника в удостоверение вносились отметки о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из него.

До 2015 года компания не могла подтвердить расходы на служебную поездку без командировочного удостоверения. Об этом неоднократно заявляли чиновники (письма Минфина РФ от 26.05.2008 № 03-03-06/2/60, от 24.04.2008 № 03-03-06/2/45, от 07.11.2007 № 03-03-06/2/206).

Однако судьи считали, что расходы на командировку можно подтвердить также приказом (см.

например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 04.10.2011 № А27-16987/2010 и от 07.05.2007 № Ф04-2644/2007(33834-А45-14), ФАС Московского округа от 19.12.2008 № КА-А40/10864-08 и от 07.09.2010 № КА-А40/10200-10-2).

Если же командировка длилась всего один день, то оформлять командировочное удостоверение было необязательно. Минфин этого не требовал (письмо от 26.05.2008 № 03-03-06/2/60).

Таким образом, с отменой командировочного удостоверения споры о необходимости его наличия в целях подтверждения налоговых расходов прекратились. Несмотря на то, что с 2015 года командировочное удостоверение перестало быть обязательным документом для подтверждения командировочных расходов, применять его закон не запрещает. Таким образом, компания вправе закрепить во внутренних документах организации необходимость его оформления в случае направления работника в служебную поездку.

При этом организация вправе оформлять данный документ в соответствии с его унифицированной формой № Т-10, либо разработать бланк удостоверения самостоятельно.

Выписанный документ необходимо зарегистрировать журнале учета выдачи командировочных удостоверений. Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре, вручается работнику, который направляется в командировку для выполнения служебного задания.

В каждом пункте назначения в удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются принимающей стороной (подписью соответствующего сотрудника и печатью при ее наличии). Таким образом, если компании по-прежнему удобно оформлять командировочное удостоверение, то она вправе это делать, закрепив в ЛНА. Применение данного документа вкупе со служебным заданием подтвердит расходы компании.

Как мы уже говорили, командировочное удостоверение предназначалось для того, чтобы удостоверить факт нахождения работника в служебной поездке.