Сколько отверстий нужно сделать вкладыша в трудовую книжку образец

Что делать, если закончилась трудовая книжка и как оформить вкладыш в нее в 2023 году?

Но работодатель по собственному желанию может при необходимости вшить бланк в книжку, не взимая при этом с сотрудника денежных средств и не сообщая ему детали этой процедуры. Если поступила просьба от начальства о написании заявления на предоставление вкладыша, это означает, что стоимость бланка подлежит вычету из заработной платы.

Это возможно только при наличии письменного обращения работника с такой просьбой.

Заявление может быть написано в свободной форме.

Оно адресуется руководителю организации, но также может иметь место его передача бухгалтеру или кадровику. Заявление должно содержать прошение о получении бланка для внесения данных о работе и заявку на вычет из заработной платы денежных средств, потраченных на покупку бланка. Самостоятельное проявление инициативы о написании заявления со стороны работника не требуется.

Но если он все же проявил такое желание, то работодатель не вправе отказать ему в этом.

При внесении сведений во вкладыш нужно помнить, что к его заполнению применяются все те же правила, которые установления для оформления основного документа работника. Но стоит дополнительно выделить некоторые моменты:

• В течение дальнейшего трудового пути на работника могут быть оформлены дополнительные вкладыши, так как их число не ограничено.
• После записей на титульном листе сотрудник, который их выполнил, должен поставить свою подпись и печать организации.
• На титульной странице бланка указывается дата его заполнения, а не дата оформления самой трудовой.
• За заполнение вкладыша отвечает тот руководитель, во время работы у которого были полностью использованы страницы какого-либо раздела. Обычно речь идет о разделе, содержащем сведения о работе.
• Вкладыш должен содержать только ту информацию, которая соответствует действительности. То есть подлежат контролю на предмет изменений фамилия, полученное образование и т. п.

До заполнения документа целесообразно попросить сотрудника ответить на вопросы анкеты.

Это необходимо для выявления изменений, произошедших в данных работника, и грамотного заполнения бланка.

Как вшить и оформить вкладыш в трудовую книжку – образец заполнения и правила заполнения

39 Постановления Правительства № 225 должен быть зафиксирован в трудовой книжке.

Проставляется штамп «Выдан вкладыш», указывается его индивидуальные данные (номер и серия).Следуя букве закона, в документ необходимо ставить именно штамп, но и ручная запись не повлечет недействительности вкладыша. Место его размещения определяется ответственным должностным лицом, исходя из наличия свободного пространства. Чаще всего отметка проставляется в правом верхнем углу титульного листа (первой страницы) книжки.Целесообразно полностью оформить вкладыш надлежащим образом, проверить его, убедиться в правильности заполнения и внесенных данных.

Лишь после этого следует ставить соответствующий штамп на книжке.После оформления необходимо вшить вкладыш в трудовую книжку. Относительно данной процедуры законом также не установлено никаких правил, в связи с чем кадровые службы руководствуются практикой трудовых отношений и вопросами целесообразности.Отсутствие правового указания на то, куда вшивать вкладыш, позволяет выполнять эту процедуру по усмотрению ответственного должностного лица, руководствуясь удобством исполнения.

Это может быть начало или конец документа, его середина (с технической точки зрения представляется наиболее удобным).Неурегулированным с правовой точки зрения остается и вопрос, как следует вшить вкладыш, каким способом и с применением какой техники. Обычно его подшивают обычными нитками вручную, без применения каких-либо специальных технических средств.

Независимо от количества вкладышей каждый из них должен быть последовательно (один за другим) подшит к основной книжке.Работодатели, уполномоченные по кадрам подразделения и должностные лица порой допускают типичные ошибки, такие как:оформление новой книжки при окончании места в предыдущей вместо вшивания вкладыша в действующий документ;использование свободного пространства трудовой книжки в иных разделах (как правило, внесение записей о трудовой деятельности лица в раздел о его награждениях);отсутствие

Как вшить вкладыш в трудовую книжку: образец 2023, фото и видео инструкция

Используйте эти инструкции бесплатно.Алгоритм работы со вкладышем во многом схож с внесением сведений непосредственно в книжку. Следуйте привычным правилам. И обращайте внимание на ошибки, которые работодатели часто допускают при оформлении бланка:

1. некорректное оформление титульного листа. При обнаружении ошибок бланк нужно списать и оформить новый;
2. отсутствие штампа, указывающего на оформление и выдачу.
3. оторвана обложка;
4. исправление ошибок или неточностей при первичном оформлении титульного листа;
5. вклеивание;
6. нет сведений в книге движения (информацию вписывают отдельной строкой или вносят номер в графу рядом с номером трудовой сотрудника);
7. записи в дополнении начинаются с № 1 (по установленным нормам их делают сквозными);
8. ошибочное заведение бланка и внесение записи о нем. Если это произошло, документ изымают, запись о выдаче аннулируют, заверяют подписью должностного лица и печатью. Чтобы отметку сделать правильно, используйте образец заполнения записи о вкладыше в трудовую книжку;

Отдельно утвержденных правил, как оформить вкладыш в трудовую книжку, нет: основной и дополнительный документы выглядят одинаково и заполняются по единым требованиям.Записи на листах продолжают общую текущую нумерацию, а не начинаются с номера 1.

С того момента, как у ТК появилась вкладка, записи делают только на ее листах.Все записи заверяются подписью кадровика и печатью организации-работодателя, если она имеется. Исправления вносятся по тем же правилам, что и в основном документе.

Известны случаи, когда для продолжения записей в ТК вклеивается бланк новой трудовой книжки. Это неправильно. Трудовая книжка с номером и серией у человека может быть одна, а получить новую или другую взамен закончившейся законодательство не позволяет.

Для продолжения ведения записей следует использовать исключительно утвержденный бланк вложения.Не разрешается подшивать или приклеивать в ТК отдельные чистые листы.

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку

Не разрешается подшивать или приклеивать в ТК отдельные чистые листы. Для продолжения корректного ведения записей следует использовать чистый бланк вкладки, содержащий девять разворотов «сведений о работе» целиком. Иногда, чтобы не оставлять пустые страницы и не вшивать громоздкое дополнение, кадровики вычеркивают в основном бланке в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово, заменяют его словом «работе» и продолжают ведение записей.

Это категорически запрещено. Если никаких наград у работника нет, то в бланке ТК остаются десять чистых разворотов, предназначенных для внесения «сведений о награждениях», а записи о работе продолжают вносить на листах вложенной книжицы. Для удобства владельцев и кадровиков порядок заполнения вкладыша в ТК и хранения обоих документов содержится на двух последних листах ТК. В ТК указывают наличие вложения.

Для удобства существует и часто используется небольшой прямоугольной формы штамп в три строки «Выдан вкладыш.

Серия. Номер». Если штампа нет, то допускается делать надпись от руки, используя шариковую ручку с синей или фиолетовой пастой.

В обязательном порядке указываются серия и номер вкладыша.

Для расположения вкладки специального регламента нет.

Шилом делается несколько сквозных отверстий, через которые плотной нитью вставка прикрепляется к основному бланку. Концы нити закрепляются внутри переплета узлами. Опечатывать эту конструкцию ни бумажной пломбой, ни тем более сургучом не требуется.

ТК дополняется любым количеством вкладышей, их столько, сколько нужно для внесения актуальных сведений.

Важное замечание: все они вшиваются в том виде, в каком выпущены из типографии.

Пришить вкладыш в трудовую книжку: как это правильно сделать?

Имейте в виду, что это один и тот же документ.

Для этого записи титульного листа вкладыша должны полностью соответствовать сведениям на титульном листе книжки.Все сведения должны вноситься корректно, в соответствии с Правилами, Инструкциями и номенклатурными документами, определяющими общие правила для ведения ТК. Нужно ориентироваться на то, что к ведению вкладышей в полной мере применимы все требования, установленные для ведения книжек.

Ниже вы можете увидеть пример.Пустой бланк.Важную роль играет нумерация.

Обратите внимание на то, чтобы порядковый номер первой записи во вкладыше был на единицу больше, чем последний порядковый номер в книжке.

То есть очерёдность порядковых номеров продолжает соблюдаться, а вносимые сведения продолжают те, которые внесены в трудовую.В комплексе должно создаваться смысловое единство всех внесённых в документ данных. Зачастую возникают ситуации, в которых последней записью в ТК является запись о приёме на работу, а запись об увольнении уже вписана во вкладыш.Это нормальная ситуация, которая достаточно распространена.Кроме этого ассоциативное и правовое единство документа создаётся особым способом, при оформлении вкладыша в трудовой книжке.

Без регистрирующей записи вшитый вкладыш (см.

• Внесением записи о том, что вкладыш выдан.
• Проставлением штампа: «выдан вкладыш».

Оба способа идентичны.

Работодатель при отсутствии возможности поставить штамп, делает запись вручную.

В целом оформление выглядит следующим образом:

• В конце трудовой – между последней страницей и обложкой
• Ставится штамп или делается запись «выдан вкладыш».
• Ниже указывается серия и номер вкладыша.

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку

Такие действия правилами запрещены.

Вкладыш без него признается недействительным. Обратите внимание! Разрешено делать перенос записи, если она начата в основном документе и полностью не вместилась на последнюю страницу. Во вкладыше ее продолжают с того места, на котором она оборвалась.

Наниматель несет ответственность за ведение документации. За нарушение установленных правил на него может быть наложено наказание, предусмотренное статьями 5.27, 13.20 КоАП РФ. В случае проступка штрафы следующие: Вид проступка Штраф нарушение норм о труде (ч.

1 ст. 5.27 КоАП РФ) должностное лицо – от 1 000 до 5 000 руб.; предприниматель – от 1 000 до 5 000 руб.; фирма – от 30 000 до 50 000 руб.

несоблюдение правил, касающихся архивной документации (ст. 13.20 КоАП РФ) должностное лицо – от 100 до 300 руб. Кроме того, в соответствии со статьей 237 ТК РФ сотрудник вправе потребовать от работодателя возмещения морального вреда за неправомерные действия или бездействия, связанные с ведение документации.

Такие споры рассматриваются в суде. Таким образом, наниматель обязан оформить вкладыш, если трудовая книжка закончилась.

Ведется бланк по тем же правилам, что и основной документ. Если допущены ошибки, которые нельзя исправить, вкладыш необходимо утилизировать.

За неисполнение требований закона, предъявляемым к заполнению документации, наниматель привлекается к ответственности.

Рекомендованные для вас статьи: Трудовая книжка содержит всю информацию о работе в течение жизни.

Установленная законодателем форма включает 10 разворотов.

Если человек неоднократно менял место работы, свободных граф для внесения записей о карьерных изменениях не остается.

Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку 2023

Недопустимо начинать нумерацию снова. Начинать заполнение бланка можно как с последних строчек трудовой книжки, так и сразу в приложении.

Внимание! Если пустых строк в трудовой совсем мало или нет, то лучше сразу заполнять соответствующий раздел вкладыша. Допустим перенос записи при невозможности уместить ее в полном объеме в основном документе. Сквозная нумерация – это гарантия сохранения целостности вносимых сведений.

Содержащиеся во вкладыше страницы содержат те же разделы, что и основной документ: дата, сведения о работе и вознаграждениях работника. Правила оформления:

• Номер записи в графе 1 должен на единицу превышать предыдущий номер.
• Сведения вносятся в строках, расположенных на одном уровне относительно друг друга, на одной линии с полем, отражающем юридическое действие со стороны работодателя (например, увольнение).
• Запрещаются сокращения слов при заполнении документа.

Особый статус бланков предполагает отражение их приобретения и использования в приходно-расходной книге, которую ведет бухгалтерия организации.

Также факт выдачи формуляра фиксируется в журнале учета движения трудовых книжек, который ведет отдел кадров. После выдачи вкладыша нужно поставить штамп со словами «Выдан вкладыш».

В штампе прописывается его серия и номер. Строгого предписания, куда ставить такой штамп, законодательство не содержит.

Как правило, его ставят на титульном листе основного документа в верхнем углу справа или на обложке с внутренней стороны.

Важно! Штамп ставится сразу после заполнения приложения. При выдаче второго и последующих вкладышей ставится отметка о недействительности предыдущего штампа.

Если соответствующего штампа у работника отдела по работе с персоналом нет, то:

• Можно приобрести его как можно быстрее.
• Вписать информацию вручную, использовав ручку с синей или черной пастой, указав дату и поставив подпись.
• Допустимо поставить чернильный штамп. Представляет собой прямоугольник, в котором есть словосочетание «Выдан вкладыш», слова «Серия» и «Номер», а также линии для вписывания реквизитов.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку: образец 2020, фото

При этом необходимо выполнить всю процедуру таким образом, чтобы работник имел возможность подтвердить этот факт при необходимости.Вкладыш в трудовую книжку обладает 36-ю страницами и выполнен стандартном формате – 88 на 125 мм.

Обложка у него картонная. Титул идентичен титулу трудовой. Графы являются точным продолжением граф основного документа. Кроме этого на титульной странице указывается:

1. Подпись работника, который его заполнил;
2. Номер документа;
3. Подпись владельца.
4. Дата заполнения;
5. Также документ обладает гербом;
6. Далее идет ФИО работника;
7. Он имеет наименование и указание, что без трудовой он недействителен;
8. Сведения об образовании и профессии;
9. Дата его рождения;

Важно: вкладыш обычно заводиться работодателем, у которого закончились странички для заполнения основного документа.Порядок оформления совершается следующим образом:

1. В конце делается
2. Далее указывается число записи;
3. Регистрация – после приобретения необходимо выполнить регистрацию бланка в приходно-расходной книге (например, журнал учета трудовых книжек).
4. Заполнение документа – после регистрации необходимо заполнить титульный лист, вписать во все графы необходимые сведения.

   При этом не обязательно, чтобы информация на титульном листе трудовой книжки и вкладыша совпадала, так как за период трудовой деятельности работник мог сменить фамилию, получить еще несколько образований, освоить дополнительную профессию в стенах предприятия;

5. В 3-м столбце следует указать данные об увольнении/приеме на работу, при этом без сокращений.

   Как осуществляется заполнение трудовой книжки при увольнении – читайте в публикации по ссылке;

6. Сквозная нумерация – продолжение основного документа;
7. Приобретение бланка – документ приобретается в специализированной типографии, с которой у работодателя заключен контракт;
8. Внесение записей о деятельности – здесь все следует выполнять идентично трудовой;

Как заполнить вкладыш в трудовую книжку: 8 этапов

формируют как шапку в правом верхнем углу, но это не обязательно. Если в процессе заполнения вкладыша допущена ошибка необходимо изъять его и сжечь, вот почему штамп на трудовой следует ставить в последнюю очередь, так как там не совсем много места для новых штампов, а их может быть за трудовую деятельность владельца несколько. По каким правилам проводится выдача трудовой книжки при увольнении сотрудника вы можете узнать .

После выполнения всех предшествующих мероприятий – регистрации документа, заполнения титульной страницы и проставления штампа необходимо вшить вкладыш в трудовую книжку правильным образом. Важно: лучше выполнить данную процедуру уже после полного заполнения вкладыша, чтобы быть уверенным в правильности действий, иначе придется составлять акт порчи. Законодатель не предусмотрел место вшивания вкладыша, оптимальный для этого способ средина книжки, так как не надо соблюдать соответствие протоколов и проделывать отверстия, но обычно это выполняют в конце, чтобы вшитый документ не прерывал старые записи, а логически продолжал последние.

Важно: для обеспечения сохранности вкладыш необходимо именно вшивать – недопустимо скрепление скрепками, вклеивание или просто вложение.

При этом сама процедура вшивания складывается из нескольких этапов:

При помощи острого шила делают несколько отверстий по линии сгиба вкладыша на одинаковом расстоянии; Аналогичным образом прокалывают обложку трудовой, так чтобы отверстия совпадали; Далее все отверстия по очереди скрепляются нитью №10 хлопок, необходимо, чтобы ее концы вышли в одном месте; Завязываются концы узлом для обеспечения сохранности.

Заполнение документа выполняется аналогично трудовой книжке и об этом знают кадровые работники, но на деле они не редко допускают ошибки: В процессе оформления – случается из-за неверно внесенных личных данных сотрудника, так как кадровик записывает все со слов владельца документа, а необходимо иметь перед собой соответствующую

Правила оформления вкладыша в трудовую книжку

При необходимости у одного сотрудника их может быть бесчисленное количество. Только нужно помнить, что без основного документа он недействителен.Вкладыш в трудовую книжку всегда только вшивается.

Никаких скреплений скобами, степлером, приклеиваний скотчем.Предпочтительнее пришить уже полностью готовый вкладыш. Иначе ошибочное оформление повлечет за собой неприятную процедуру извлечения, составления акта порчи, уничтожения испорченного бланка.Лучше использовать нитку №10 из хлопка. Она достаточно толстая и не режет бумагу.

Сама процедура вшивания предельно простая:

• Такие же проколы с тем же расстоянием делают на самой трудовой книжке.
• Шилом проделывают отверстия по линии сгиба в количестве трех или четырех штук. Удобнее и надежнее всего подшить документ в четыре прокола. Расстояние между дырками одинаковые.
• Закрепляют нить крепким узлом.
• Запечатывать сургучом не нужно.
• Прошить таким образом, чтобы концы нити выходили из одного отверстия.

В инструкции не написано, куда именно следует вшивать вкладыш: в начало, может быть в середину или даже конец трудовой книжки.Каждый кадровик выбирает по своему усмотрению.Технически вшивать удобнее в середину.Так легче делать проколы, а сам вкладыш держится крепче.

Но данный вариант плох тем, что запись разбивается на части. Это отчетливо видно при ксерокопировании.Поэтому целесообразнее размещать вкладыш в конце, между самой последней страницей трудовой книжки и его обложкой.О том, как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку, вы можете узнать, посмотрев видео:Заполнение вкладыша начинают с титульного листа.Ни в коем случае нельзя переписывать информацию о владельце документа с трудовой книжки.

Любые записи вносятся на основе паспорта, диплома и т.д.

Иначе есть риск столкнуться с такой ситуацией, когда сотрудник успел поменять фамилию (получил образование), а в трудовой книжке изменения еще не отражены.Рассмотрим основные моменты:

• Первоначально заполняется титульный лист. Информацию берут из документов работника.

При окончании трудовой книжки работнику оформляется вкладыш

Ответ на него предоставляет п. 38 Постановления Правительства от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее также Постановление Правительства).При заполнении всего свободного пространства в любом из разделов основного документа работника осуществляется выдача вкладыша в трудовую книжку. Он выдается при невозможности внести запись о деятельности или награждениях работника по причине отсутствия свободного места.

При этом важно иметь в виду, что он – лишь дополнение книжки и сам по себе не является документом.Оформление вкладышей в трудовую книжку (их выдача) осуществляется работодателем в силу обязанности иметь в своем распоряжении достаточное количество бланков данного документа, предусмотренной п. 44 Постановления Правительства.

О выдаче делается соответствующая отметка в приходно-расходной книге и книге учета движения книжек и вкладышей. Формы утверждены Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (Приложение № 1 и № 2).

Отдельно утвержденных правил, как оформить вкладыш в трудовую книжку, нет: основной и дополнительный документы выглядят одинаково и заполняются по единым требованиям.Записи на листах продолжают общую текущую нумерацию, а не начинаются с номера 1. С того момента, как у ТК появилась вкладка, записи делают только на ее листах.Все записи заверяются подписью кадровика и печатью организации-работодателя, если она имеется.

Исправления вносятся по тем же правилам, что и в основном документе.

Известны случаи, когда для продолжения записей в ТК вклеивается бланк новой трудовой книжки. Это неправильно. Трудовая книжка с номером и серией у человека может быть одна, а получить новую или другую взамен закончившейся законодательство не позволяет. Для продолжения ведения записей следует использовать исключительно утвержденный бланк вложения.Не разрешается подшивать или приклеивать в ТК отдельные чистые листы.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку образец 2023 видео

Важно обратить внимание, что данные отверстия должны находиться на том же уровне, что и на страницах трудовой книги. Во время подшивки рекомендуется использовать нить черного или серого цвета.Должностные лица часто допускают различные ошибки во время рассматриваемого процесса.

Одной из таких ошибок является отсутствие фирменной печати на прикрепляемом приложении. Такая ситуация может возникнуть в самом начале предпринимательской деятельности, когда руководитель еще не получил заказанную печать.

Из данной ситуации есть два выхода:

• Поставить специальную отметку, на месте расположения штампа.
• Заказать изготовление печати и сделать отметку после её получения.

При втором варианте следует использовать шариковую ручку с черными или синими чернилами.

Аккуратным почерком следует сделать о. Данная надпись должна быть заверена подписью должностного лица, заполняющего документы. После этого, ставится дата вшивания вкладыша.Предлагаем ознакомиться: Образец заявления на отпуск за ненормированный деньДовольно распространена ситуация, в которой представитель кадрового отдела неправильно заполняет новый вкладыш или пришивает его не в том месте.

В этой ситуации необходимо предупредить панику и придерживаться определенного порядка действий. В первую очередь следует тщательно проанализировать сложившуюся ситуацию.

В том случае, если вкладыш неправильно пришит, не следует сразу отсоединять его.

Подобные действия могут привести к возможной порчи документа. Отсоединять пришитое приложение рекомендуется только при наличии данной возможности. После того как вкладыш будет отсоединен от трудовой книги, его необходимо утилизировать согласно установленному порядку.

Отдельного внимания заслуживает ситуация, связанная с допущением орфографических ошибок. Согласно действующему законодательству, работодатель имеет право внести исправления в данный документ. Для этого следует аккуратно перечеркнуть всю неправильно зафиксированную информацию.

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку

Определенного места для этого не предусмотрено, поэтому сделайте это так, как удобнее. Обычно вкладыш вшивается сзади в самом конце документа. ВАЖНО! Обратите внимание, что если вам встречается предложение сказать и распечатать форму вкладыша к трудовой книжке с помощью подручной оргтехники, это является грубым нарушением.

Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее утвержден приказом Минфина России от 22.12.2003 г. № 117н, а изготовлением таких бланков занимается исключительно государственная организация — Объединение «Гознак». Об этом постоянно напоминают суды, в частности, Верховный Суд в решении от 19.06.2007 г.

№ ГКПИ07564. Когда бланк подшит, в нем можно начинать делать записи.

Инструкция о том, как правильно заполнить вкладыш в трудовую книжку, содержится в упомянутых Правилах, утвержденных постановлением Минтруда. Следует обратить внимание, что нумерация этих записей не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой. Если, к примеру, последняя запись имела номер «47», то первая запись на новых страницах делается под номером «48».

Остальные правила знает каждый кадровик:

1. точек в конце записи не ставить;
2. использовать шариковую ручку с синими или черными чернилами.

Правовые документы

1. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г.

   № 225

бухгалтер, юрист В 1998 году закончила КГАУ, экономический факультет по специальности бухгалтер.

В 2006 году ТНУ, юридический факультет по специальности гражданское и предпринимательское право. Опыт работы бухгалтером с 1998 по 2007 год.

Пишу статьи с 2012 года Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого оставьте комментарий под статьей. Мы его прочитаем, исправим ошибку и расскажем о результате.