Приложения к авансовому отчету

Авансовый отчет в организации. Правила заполнения, возможные нарушения и варианты исправления ошибок

Данное нарушение предусматривает следующие штрафные санкции:

1. Административная ответственность за отсутствие первичных документов. Данное нарушение приравнивается к грубейшему нарушению требований к бухучету и бухгалтерской отчетности и предусматривает штраф до 10 000 рублей. При повторном нарушении штраф возрастает до 20 000 руб. (ст. 15.11 КоАП)
2. В части налогового законодательства это влечет за собой штрафные санкции доначислений сумм за неуплату НДФЛ и страховых взносов, недоимки по налогу на прибыль (налогу при УСН). Санкции предусматривают штраф для организации или ИП в размере 20% от суммы доначислений (ст. 122, 123 НК)

Еще раз обратим внимание на основные нарушения, на которые может обратить внимание налоговый инспектор:

1. отсутствие заявлений на выдачу авансового отчета.
2. отсутствие подтверждающих документов к авансовому отчету;

В соответствии с ч.1 ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ авансовые отчеты необходимо хранить в течение 5 лет после отчетного периода.

Порядок хранения авансовых отчетов каждая организация выбирает самостоятельно. Как правило, авансовые отчеты с приложенными подтверждающими документами прошиваются в хронологическом порядке либо поквартально.Обратите внимание, что ЦБ внес в поправки в Указание № 3210-У (Указание ЦБ от 05.10.20 № 5587-У) тем самым, упростив правила выдачи денег в подотчет. Данные изменения вступили в силу с 30.11.2020:

1. денежные средства вправе получать даже те сотрудники, которые не отчитались по прошлым полученным суммам. Требование о том, что сотрудник должен отчитаться за ранее выданные суммы, из пункта
2. в заявлении на выдачу денег в подотчет не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который выдают подотчетные суммы. Также можно оформлять один приказ на несколько выдач наличных денег одному или нескольким сотрудникам.
3. организация и ИП в праве самостоятельно устанавливать срок, в который подотчетник должен представить авансовый отчет.

Авансовый отчет по форме АО-1 — скачайте бесплатные бланки и образцы заполнения в Excel, Word, PDF

Авансовый отчет – это документ, который оформляется с целью учета средств, выданных сотрудникам для выполнения определенного служебного задания (поездки в командировку, закупки ГСМ для транспорта организации и т.

д.). Его составление необходимо для подтверждения израсходованных подотчетными лицами сумм. Отчет формируется вручную или с помощью программных средств, например, прикладного решения 1С.

Документ предоставляется подотчетным лицом в бухгалтерию в течение 3 дней с момента израсходования средств или возвращения из командировки. Предлагаем бесплатно скачать бланк авансового отчета, действующий в 2023 году. Для составления авансового отчета используется форма АО-1.

В нее вносятся следующие сведения:

• Номер и дата составления отчета.
• Наименование организации, коды по ОКПО и ОКУД.
• Наименование структурного подразделения.
• ФИО и должность подотчетного лица.
• Сумма аванса.
• Назначение аванса.
• Информация об остатке/перерасходе аванса.
• Информация о приложениях, подтверждающих израсходованные средства (билеты, кассовые и товарные чеки, квитанции и т. д.).
• Подписи руководителя, главного бухгалтера, бухгалтера.
• Расписка подотчетного лица с подписью.

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.

КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям. 14 дней БЕСПЛАТНЫЙ ДОСТУП Правильно оформить авансовый отчет 2023 года вам помогут образы заполненных бланков, которые представлены для бесплатного скачивания в разных форматах. Авансовый отчет заполняется подотчетным лицом с целью подтверждения целевого использования денежных средств.

При этом денежные средства могут быть выданы как на командировку, так и под отчет на конкретные цели.

Заполнение АО предусмотрено Указанием Банка России N 3210-У от 11.03.2014 г., в котором говорится, что подотчетное лицо, написавшее заявление на наличные деньги (с указанием суммы и срока) и получившее их по расходно-кассовому ордеру, должно предоставить АО. Расход выданных под отчет средств подтверждается с помощью приложенных к АО чеков, накладных и других расчетных документов. Причем:

• в чеке должна указываться не товарная группа (Канцтовары, Хозтовары), а конкретный товар. Если указана товарная группа, подотчетное лицо должно расписать на оборотной стороне документа все, что было приобретено и по какой цене. Но ревизоры такие документы не любят.
• расходы должны быть осуществлены в рабочее время в рабочий день. Причины совершать расходы в другой период должны быть аргументированы.

В случае отсутствия расчетных документов, подтверждающих расход подотчетных средств, потраченные средства не могут быть списаны на хозяйственные нужды предприятия с целью уменьшения прибыли, так как их правомерное использование не доказано.

Деньги считаются доходом сотрудника и с них удерживается НДФЛ. Хотите автоматизировать процесс составления авансовых отчетов и других документов и избежать ошибок при их заполнении?

Воспользуйтесь сервисом КУБ. Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов. КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

14 дней БЕСПЛАТНЫЙ ДОСТУП Автоматизация выставления счета Автозаполнение реквизитов покупателя по ИНН Автопроверка правильности реквизитов банка по БИКу Правильно настроенные формулы, в том числе по расчету НДС и Итого счета Автоматическое формирование суммы прописью по итоговым цифрам суммы счета Выгоды Подготовка счета за 20 секунд Отсутствие ошибок в счетах Меньше времени на выставление счетов, и больше на бизнес Увеличение скорости оплаты счетов Автоматизация отправки счета Автоматическое прикрепление вашего логотипа в счет Автоматическое прикрепление скана вашей подписи в счет Автоматическое прикрепление в счет скана печати вашей компании Отправка счета на e-mail покупателя Выгоды Отправка счета в 2 клика Красивые и профессиональные счета Можно выставлять счета с компьютера, планшета, смартфона Не нужно распечатывать счет, ставить подпись, печать и сканировать перед отправкой Удобное выставление счетов онлайн Моментальная отправка счетов на e-mail вашему покупателю Контроль задолженности по каждому покупателю Управленческая отчетность Упорядоченное хранение всех ваших документов Скидка 20% на бухгалтерское обслуживание от вашего бухгалтера Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов. КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

14 дней БЕСПЛАТНЫЙ ДОСТУП Нужна помощь по заполнению документов или консультация?

Получите помощь экспертов бухгалтеров по подготовке документов Отправить

(1 Рейтинг, среднее: 5,00 из 5)

Загрузка.

Авансы поют романсы: как без ошибок заполнять авансовый отчет

сотрудник их получил и потратил, но в выписке это еще не отражено; Д 20, 26, 44, 60, 76 К 71 – утверждаем затраты по отчету; Д 57 К 55, Д 55 К 51 – операция по переводу или снятию денег прошла в выписке банка. Кто бы ни пользовался корпоративной картой, он должен представить подтверждающие документы: чеки, накладные, квитанции, акты и т.п.

Можно ли принять такие расходы к учету?

Да, можно, в данном случае все происходит по аналогии с обычными расчетами по подотчету.

Обратите внимание! Если оплачиваются покупки или услуги по договору, который заключен с компанией, то и документы оформляются на нее, а не на физическое лицо. Срок для предоставления авансового отчета по командировке — не позднее 3-х рабочих дней после возвращения из нее.

Для других случаев время ограничено теми же тремя рабочими днями, но отсчет идет со дня окончания срока, на который были выданы денежные средства. Последний устанавливается руководителем, значит, он может составить и месяц, и два, и год. До августа 2017 года нужно было обязательно отчитываться за предыдущий аванс, чтобы получить следующий.

За нарушение следовал штраф до 50 000 рублей на организацию и до 5000 рублей — на должностное лицо.

После – один из абзацев Указания №3210-У убрали, и штрафные санкции больше не действуют. Принося бухгалтеру ворох чеков и предоставляя ему разбираться с бумагами, работники забывают, что следует не просто получить документы, но и проверить их соответствие законодательству и внутренним требованиям. Неправильно оформленные расходы бухгалтер не примет к учету, руководитель не утвердит, а значит, их не возместят.

Пропущен срок. Работодатель может удержать из зарплаты сумму аванса, выданную на командировку и не только (согласно ст. 137 ТК РФ)

Авансовый отчет для бюджетников: порядок заполнения в 2023 году

В авансовом отчете подотчетное лицо отражает как и на какие цели потрачен полученный аванс. Обязанность отчитаться по форме 0504505 возникает у сотрудника, получившего от работодателя деньги на следующие расходы:

• командировочные с учетом суточных;
• представительские;
• закупку товаров, работ или услуг;
• расчеты с контрагентами;
• и прочие целевые расходы за счет выданных авансов.

Авансовый отчет двухсторонний — то есть печатается на одном листе с двух сторон.

Подотчетное лицо и бухгалтер могут заполнять форму вместе, но часто бухгалтеры предпочитают формировать документы самостоятельно — это допустимо.

Сроки сдачи зависят от цели выдачи аванса:

1. Командировочный авансовый отчет сотрудник сдает в бухгалтерию в течение трех дней после возвращения. Если он вернулся в выходной или праздничный день, то три дня отсчитываются с момента выхода на работу (постановление Правительства России от ).
2. Авансовый отчет по хозяйственным расходам сдают не позднее трех дней после истечения срока, на который был выдан аванс (п. 6.3. Указания ЦБ РФ от ).

Авансовый отчет по унифицированной форме 0504505 введен в действие с 2015 года приказом Минфина России (далее — Приказ № 52н). Этот бланк первичного документа обязателен для всех государственных и муниципальных учреждений. Учреждение может включить в форму 0504505 дополнительные данные и реквизиты, если они способствуют более полному отражению информации и соответствуют требованиям нормативных документов ( к Приказу № 52).

Авансовый отчет следует составлять в виде электронного документа и заверять его квалифицированной электронной подписью. Если нет возможности формировать и хранить электронные документы или бумажная форма обязательна, составляйте отчет на бумаге. Перед заполнением отчета ознакомьтесь с правилами, соблюдение которых налоговая контролирует при проверке отчета:

1. Отчет должен быть оформлен от сотрудника компании на трудовом или гражданско-правовом договоре. Прочим лицам деньги под отчет выдавать нельзя.
2. Руководитель должен утвердить авансовый отчет. Расходы признаются той датой, в которую отчет утвержден. Если руководитель или уполномоченный им сотрудник не утвердил документ, принятые расходы могут оспорить.
3. К авансовому отчету сотрудник прикладывает документы, подтверждающие расходы: проездные билеты, чеки, квитанции и т.д. Они нумеруются в порядке записи в отчете.
4. В документах должно быть указано наименование товара. Если в чеке указана только сумма, то сотрудник должен попросить товарный чек. Иначе определить цель расхода и обосновать его не получится.
5. В документах должны быть проставлены даты расходов, иначе период их совершения подтвердить не получится. Соответственно, нельзя будет учесть эти расходы для целей налога на прибыль.

Первый этап — шапка документа.

Подотчетное лицо заполняет базовые сведения — наименование учреждения, структурное подразделение и свои данные: ФИО, должность и назначение аванса. Бухгалтер в правом верхнем углу прописью указывает сумму отчета, вписывает реквизиты организации и присваивает отчету номер. Сумма отчета всегда указывается по фактическим расходам.

Если сотрудник получил 15 000 рублей, а потратил 22 000, то отчет будет на 22 000 рублей. Если же, наоборот, сотрудник получил 18 000 рублей, а потратил 16 000 — на сумму 16 000 рублей.

Далее идет табличная часть. В ней подотчетник указывает полученную и потраченную сумму. В строке «Остаток» он указывает неистраченные авансовые средства.

Если же потрачено больше, чем получено, нужно заполнить строку «Перерасход». Бухгалтер заполняет сведения о предыдущем авансе, проверяет сумму аванса и составляет бухгалтерскую запись.

Он же проверяет количество оправдательных документов и листов, на которых они размещены.

Далее бухгалтер заполняет сведения о внесении остатка или выдаче перерасхода. Он принимает неизрасходованные деньги в кассу или удерживает, если перевод был безналичным.

Указывает сумму и реквизиты кассового ордера, дату его оформления и ставит подпись еще раз. Отрывную часть полностью заполняет бухгалтер. Тут нужно указать данные о подотчетном лице, номер, дату и сумму авансового отчета.

Этот корешок забирает работник. Далее переходим к оборотной стороне.

То есть прописывает расходы, принятые к учету, и формирует бухгалтерскую проводку.

Далее бухгалтер берет авансовый отчет, приложения к нему и копию приказа о направлении сотрудника в командировку и несет их на подпись главбуху, который проверяет и заверяет отчет. Затем его передают гендиректору на утверждение. Утвержденный отчет со всеми приложениями должен храниться в бухгалтерии в течение пяти лет, как любой первичный документ.

В облачном сервисе легко учитывать выданные авансы и формировать отчеты. Ведите в системе учет, начисляйте зарплату, платите налоги и отправляйте отчетность онлайн. Первые 14 дней работы — в подарок.

Инструкция по заполнению авансового отчета

Авансовый отчет (форма №АО-1)– это первичный документ, который заполняют для подтверждения выданных подотчетным лицам сумм. Как заполнить авансовый отчет подотчетным лицом? ШАГ 1: Заполнить сведения о себе на лицевой стороне отчета и на оборотной стороне о фактически израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

На титульной части бланка авансового отчета указать: · — наименование организации; · — структурное подразделение (отдел, сектор), в котором работает сотрудник; · — свою фамилию, имя и отчество (графа «Подотчетное лицо»); · — должность; · — назначение аванса (приобретение ценностей, оплата услуг, командировочные расходы и другое).

Перед заполнением оборотной стороны авансового отчета необходимо подготовить первичные документы (билеты, транспортные счета, багажные квитанции, счета из гостиниц или от иных лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, акты закупки, счета-фактуры, товарные накладные, товарные чеки и т.д.).

Рекомендация подотчетным лицам: приобретайте товары и услуги в организациях и у индивидуальных предпринимателей, которые предоставляют полный пакет первичных документов, включающий кассовые и товарные чеки (накладные). Наличие полного пакета документов поможет избежать претензий со стороны контролирующих органов!

ШАГ 2: Заполнить оборотную сторону авансового отчета в следующем порядке по графам: · № п/п – указать номер документа по порядку в зависимости от того, как пронумеровали и систематизировали. Документы приложить к авансовому отчету по порядку. · Дата – указать дату выполнения хозяйственной операции, сопровождающейся уплатой денежных средств, и указанная на документе.

То есть дата документа. · Номер – указать номер документа (номер кассового чека, номер билета и т.д.) · Наименование документа (расхода) – указать назначение документа (квитанция почты, товарный чек на канц.

товары и т.д.) · Сумма расхода – указать сумму денежных средств, подлежащую возмещению предприятием за израсходованные подотчетным лицом денежные средства. Если количество подтверждающих документов превышает количество строк в бланке формы авансового отчета, подотчетное лицо получает второй оборотный лист бланка, при необходимости и третий и т.д.

ШАГ 3: Подписать заполненный бланк авансового отчета. Авансовый отчет подотчетного лица, не соответствующий указанным выше требованиям, бухгалтерией к проверке и учету не принимается. Подотчетное лицо в таком случае остается должником предприятия на сумму полученных под отчет денежных средств до погашения суммы этих средств.

Правила заполнения авансового отчета: образец

→ → → Добавить в «Нужное» Обновление: 6 октября 2016 г. Выдали работнику деньги на покупку канцтоваров. Когда он должен отчитаться за эту покупку?

Как составить авансовый отчет? Вы можете самостоятельно разработать форму авансового отчета или использовать унифицированную форму № АО-1, которая в заполненном виде может выглядеть так. АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ Номер Дата 120 25.10.2016Работник, получивший деньги под отчет, должен представить авансовый отчет в течение 3 рабочих дней со дня истечения срока, на который они выданы .

Этот срок работник указывает в заявлении о выдаче денег под отчет УТВЕРЖДАЮ Проверенный бухгалтером авансовый отчет утверждает руководитель организации Проверенный бухгалтером авансовый отчет утверждает руководитель организации Отчет в сумме Пятнадцать тысяч триста сорок руб. 00 коп. Проверенный бухгалтером авансовый отчет утверждает руководитель организации Руководитель Проверенный бухгалтером авансовый отчет утверждает руководитель организации Генеральный директор должность Проверенный бухгалтером авансовый отчет утверждает руководитель организации подпись Хозяинов И.Л.

расшифровка подписи «25» октября 20 16 г. Подотчетное лицо Елисеева К.П.

фамилия, инициалы Табельный номер 028 Профессия (должность) Офис-менеджер Назначение аванса Приобретение канцтоваров для нужд центрального офиса Наименование показателя Сумма, руб. коп. Бухгалтерская запись дебет кредит Предыдущий аванс остаток — счет, субсчет сумма, руб.

коп. счет, субсчет сумма, руб.

коп. перерасход — Получен аванс 1) из кассы по р/о № 256 от 21.10.2016 15 000,00 10 15 340,00 71 15 340,00 Итого получено 15 000,00 Израсходовано 15 340,00 Остаток — Перерасход 340,00 Приложение 4 документов на 4 листахК авансовому отчету работник должен приложить подлинники документов, подтверждающих расходы (квитанции, БСО, кассовые и товарные чеки и т. д.). Перечень этих документов, их реквизиты и суммы затрат по ним работник должен записать на оборотной стороне авансового отчета Отчет проверен. К утверждению в сумме Пятнадцать тысяч триста сорок сумма прописью руб.

00 коп. (15 340 руб. 00 коп.) Главный бухгалтер подпись Орехова М.С. расшифровка подписи Бухгалтер подпись Кольцова Н.Ю. расшифровка подписи Остаток внесен Перерасход выдан в сумме 340 руб.

00 коп. по кассовому ордеру № 267 от «25» октября 2016 г.

расшифровка подписи «25»октября 2016 г. линия отреза Расписка.Получив авансовый отчет от работника, отдайте ему отрывную часть формы № АО-1 в подтверждение приема документа Принят к проверке от Елисеевой К.П.

авансовый отчет № 120 от «25» октября 2016г. Получив авансовый отчет от работника, отдайте ему отрывную часть формы № АО-1 в подтверждение приема документа на сумму Пятнадцать тысяч триста сорок сумма прописью руб. 00 коп., количество документов 4 на 4 листах Бухгалтер подпись Кольцова Н.Ю.

расшифровка подписи «25»октября 2016 г.

Более полную информацию по теме вы можете найти в . Бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Также читайте:

Форум для бухгалтера: Поделиться:

Подписывайтесь на наш канал в

Все про авансовый отчет о командировке

Если, вернувшись, сотрудник заболел или отсутствует на своем рабочем месте по иной уважительной причине, он обязан предоставить необходимые сведения о прошедшей командировке в течение трех рабочих дней с даты выхода на работу. Все сведения сотрудник должен предоставить в письменном виде по форме № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденной Постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55. Указанная форма заполняется сотрудником в одном экземпляре и сдается в бухгалтерию со всеми документами, сведения о которых указаны в форме № АО-1.

При этом работник заполняет не всю форму, а только часть лицевой и оборотной стороны. Остальную часть заполняет бухгалтерия. Заполнение формы начинается как обычно с «шапки» документа.

1. Указываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО 2. В графах «номер» и «дата» проставляем соответствующие реквизиты 3. В графе «Отчет в сумме» указываем цифру, которую сотрудник потратил в командировке.

Например, если ему было выдано пятьдесят тысяч рублей, а он потратил шестьдесят, то в этой графе он указывает шестьдесят тысяч.

Или наоборот, если было выдано пятьдесят тысяч, о потрачено было двадцать, то и отчет будет на двадцать тысяч рублей 4. Вносим наименование структурного подразделения и его код (если он есть) 5.

Указываем фамилию, имя, отчество отчитывающегося, его табельный номер и должность 6.

В графу «Назначение аванса» вписываем цель командировки Далее переходим к левой стороне таблицы, расположенной на лицевой стороне формы. 7. В графе «Получен аванс.» указываем реквизиты расходного кассового ордера (если деньги выдавались наличными в кассе, если было безналичное перечисление указываем только сумму) и выданную сумму 8.

В графе «Итого получено» указываем сколько получили всего 9. Далее указываем сколько израсходовал сотрудник 10. И вписываем остаток денежных средств, которые он должен вернуть Далее переходим к заполнению оборотной стороны бланка Предположим, что сотрудник добирался к месту командирования и обратно на самолете, жил в гостинице (питание было включено в стоимость проживания), а к месту работы в командировке добирался пешком (гостиница рядом с местом работы).

11. В первую строку вписываем реквизиты проездных документов 12. Далее заносим сведения о документе, подтверждающего проживание в гостинице 13.

пункт 3) После того, как работник внесет все необходимые сведения в графы и столбцы, он подписывает авансовый отчет, прикладывает к форме бланка № АО-1 все имеющиеся у него документы на которые он ссылался, нумерует их, вносит сведения о количестве приложенных документов в соответствующий раздел формы (расположен на лицевой стороне) и передает весь этот пакет документов в бухгалтерию.

Сотрудник бухгалтерии должен внимательно проверить отчет работника в его присутствии на предмет наличия ошибок и неточностей (при обнаружении ошибок работнику придется заполнять форму заново). 15. Если бухгалтера все устраивает, в графе «Отчет проверен» он делает соответствующую запись и подписывается 16. Бухгалтер принимает от работника неизрасходованные деньги в кассу (если выдавались наличными, если было безналичное перечисление деньги будут удержаны по заявлению работника на основании авансового отчета), указывает сумму и реквизиты документа, по которому произведен возврат средств, и подписывается еще раз 17.

Далее бухгалтер заполняет отрывную часть бланка, подписывает ее и передает работнику 18.

На оборотной стороне формы работник бухгалтерии вносит сведения о принятых к учету денежных суммах и разносит их по соответствующим счетам. Суммы, которые вписал сотрудник и бухгалтер должны совпадать 19. На лицевой стороне в правой таблице бухгалтер вносит сведения об израсходованных суммах и счетах 20.

Далее бухгалтер прикладывает к форме отчета копию приказа о командировании работника и несет его на подпись к главному бухгалтеру, который еще раз проверяет все сведения и документы, подписывает отчет и отправляет на утверждение к генеральному директору 21.

Генеральный директор утверждает отчет и возвращает его в бухгалтерию где он храниться пять лет со всеми приложенными к нему документами, после чего уничтожается установленным в организации порядком На основании сведений, указанных в форме № АО-1, бухгалтерией организации производится списание денежных сумм в установленном законом порядке. Так же начальство может запросить отчет о коммандировке в свободной форме.

• 02.09.2023
• 03.09.2023
• 06.09.2023

: Теги:

• Добавить свое предложение

Форма АО-1.

Авансовый отчёт

43314 Заполнение авансового отчета происходит в тех случаях, когда работники предприятий и организаций получают из бухгалтерии под отчет некоторую сумму денег на расходы, сопутствующие их профессиональной деятельности.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ Чаще всего выдача денежных средств происходит на командировочные расходы или расходы, связанные с хозяйственно-бытовой деятельностью фирмы (покупка канцтоваров, офисной бумаги, предметов мебели и т.д.).

Но прежде чем выдать финансы, бухгалтер должен получить соответствующее распоряжение или приказ от директора предприятия, в котором будет указана точная сумма и цели выдачи аванса. После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги. Именно на этом этапе и оформляется документ под названием «Авансовый отчет».

Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя. Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись. В качестве таковых доказательств в первую очередь выступают кассовые и , квитанции, поездные билеты, бланки строгой отчетности и т.п.

Все вышеназванные документы должны иметь четко читаемые реквизиты, даты и суммы.

На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —

• сведения об организации, выдавшей деньги,
• сотруднике, их получившем,
• точная сумма средств,
• цели, на которые они были предназначены.
• здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.

Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов. Создается документ в единственном оригинальном экземпляре, причем задерживать с его заполнением не стоит – по закону, он должен быть оформлен максимум через трое суток после того, как деньги будут израсходованы.

Поскольку авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации, его к его заполнению стоит относиться очень внимательно и стараться не допускать ошибок. В тех случаях, когда избежать этого не удалось, лучше заполнить новый бланк.

Несмотря на серьезное название и важное значение документа, его заполнение не является большой сложностью. Первую часть документа заполняет сотрудник, получивший деньги под отчет.

1. В начале пишется название компании и указывается его код ОКПО () – эти данные должны соответствовать регистрационным бумагам фирмы. Далее вписывается номер бухгалтерского отчета и дата его составления.
2. Слева оставляют несколько строк на утверждение директора предприятия: здесь после заполнения всего отчета руководителю необходимо будет внести сумму прописью, поставить подпись и дату утверждения документа.
3. Затем идет информация о сотруднике: вписывается структурное подразделение, к которому он относится, его табельный номер, фамилия, имя, отчество, указывается должность и назначение выданного аванса.

Далее документ содержит две таблицы.

В левую таблицу подотчетный сотрудник вносит сведения о выданных средствах, в частности указывает общую сумму, а также информацию о том, в какой валюте она была выдана (если используются денежные единицы других стран). Ниже вписывается сумма остатка или перерасхода средств. В правую таблицу вносит данные специалист бухгалтерии.

Сюда вписывается информация о бухгалтерских счетах и операциях, в частности указываются субсчета, по которым проходят деньги и конкретные суммы.

Под таблицей указывают количество приложений к авансовому отчету (т.е. документов, подтверждающих расходы).

После заполнения всех необходимых сведений, отчет и прилагаемые к нему бумаги, обязан проверить главный бухгалтер и в соответствующей строке (прописью и цифрами) указать утверждаемую к отчету сумму.

Затем в отчет вносятся автографы бухгалтера и главного бухгалтера, а также сведения об оставшихся или излишне потраченных средствах – в нужных ячейках указывается конкретная сумма и кассовый ордер, по которому она проходит. Кассир, принявший остаток или выдавший перерасход также ставит под документом свою подпись.

Оборотная часть авансового отчёта содержит сведения обо всех прилагаемых к нему документах: сюда вписывается

• их полный перечень с указанием реквизитов, дат выдачи, названий, точной суммы каждого расхода (выданной и принятой к учету),
• а также номер бухгалтерского субсчета, по которому они проходят.

Под таблицей подотчетное лицо должно поставить свою подпись, которая будет свидетельствовать о достоверности внесенных данных.

Здесь указываются

• фамилия, имя, отчество работника,
• номер и дата отчета,
• размер выданных к расходованию средств (прописью),
• а также количество документов подтверждающих затраты.

Затем бухгалтер должен поставить под документом свою подпись и дату заполнения документа и передать эту часть сотруднику, предоставившему отчёт.

Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами

Проверка авансового отчета, его утверждение и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (п.

6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У).

То есть вернуть неизрасходованные суммы сотрудник должен в этот срок.

Сотрудник вносит их в кассу организации. При этом нужно оформить приходный кассовый ордер по унифицированной форме № КО-1 (утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88). Важно! Пробивать чек ККТ при возврате неизрасходованного аванса не нужно – это следует из статьи 1.1, пункта 1 статьи 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Если сотрудник допустил перерасход средств, то его нужно возместить. Но лишь в том случае, когда перерасход обоснован. Перерасход аванса считается обоснованным, если работник:

1. израсходовал деньги на выполнение задания, порученного организацией (как правило, оно указывается в приказе руководителя о выдаче денег под отчет);
2. предъявил документы, подтверждающие наличие перерасхода (например, кассовые чеки).

Если хотя бы одно из указанных условий не выполняется, деньги сотруднику можно не возмещать.

Такие правила следуют из ст. 22 ТК РФ, пунктов 6–6.3 указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У. Суммы, которые сотрудник израсходовал сверх полученных под отчет, ему выдают из кассы.

Для этого оформляют расходный кассовый ордер. Важно! Возместить подотчетнику сумму перерасхода по авансовому отчету можно в безналичном порядке, перечислив деньги на его банковский счет. В-третьих, бухгалтер должен убедиться в наличии оправдательных документов, которые подтверждают расходы, а также проверить правильность их оформления и подсчет сумм.

Оправдательные документы такие:

1. товарные чеки, накладные, акты выполненных работ (оказанных услуг) и т. д. – они подтверждают сам факт покупки.
2. чек ККТ или фискальный БСО – подтверждают расход денег. Суммы, которые сотрудник потратил согласно авансовому отчету, должны соответствовать суммам из этих платежных документов;

Как оформить авансовый отчет по чекам

Далее к отчету прикладываются все подтверждающие расходы документы.Внесенные в авансовый отчет данные необходимо внимательно проверять, так как закравшиеся ошибки могут стоить компании и непосредственно руководителю штрафа и доначисления НДФЛ и взносов. Сократить ошибки может помочь заполнение авансового отчета по чекам по образцу, а навсегда исключить — заполнение авансового отчета в электронном виде.ПЕРЕЙТИ К ПРИЛОЖЕНИЮВ приложении Hamilton Авансовый отчет все участники-бизнес процесса работают в единой онлайн среде в любое удобное время и из любой локации.

Большая часть информации в авансовом отчете уже заполнена по умолчанию, а то, что нужно внести подсвечено красным цветом. Для подтверждения расходов сотруднику необходимо просто сфотографировать свои чеки и приложить к отчету онлайн, а для отправки отчета на проверку — кликнуть кнопку «Отправить».Таким образом бухгалтерия всегда получает от сотрудников только 100%-правильно оформленные электронные авансовые отчеты, а все проводки по ним формируются автоматически. Функционал приложения также позволяет даже не распечатывать документ, чтобы его завизировать — сделать это можно с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП).Использование такого приложения делает процесс работы с авансовой отчетностью комфортным для всех его участников – подотчетных лиц, бухгалтерии, руководителей, многократно упрощая и ускоряя его.5 главных преимуществ облачного приложения Hamilton Авансовый отчётМобильность.

Авансовые отчеты можно создавать, проверять, утверждать и подписывать ЭЦП с любого мобильного устройства из любой локации — необоходим лишь доступ в интернет.Архив первичных документов. К авансовому отчету онлайн сразу можно прикрепить все фотографии чеков, что исключает их утерю или выцветание. Далее участники бизнес-процесса будут иметь возможность в любое время вернуться к ним для перепроверки или анализа расходов.Интеграция.

Если у компании уже действует ERP или другая внутренняя система, приложение

Авансовый отчет: приложение документов

Строгой формы для составления товарного чека нет, но он, как и кассовый, должен содержать основные реквизиты.

Наличие печати и номера на этом документе необязательно.Главное отличие кассового и товарного чеков в том, что первый выпускает зарегистрированный кассовый аппарат, а второй является бланком, заполненным продавцом товара или услуги. Обратите внимание, если к отчету прилагаются оба чека, то даты их выпуска и суммы обязательно должны совпадать.О том, как оформить авансовый отчет по чекам, читайте здесь.ПКО и БСОПриходный кассовый ордер (ПКО) – это квитанция, которая подтверждает оплату товара или услуги.

ПКО не подтверждает, что товар или услуга были получены заказчиком, поэтому необходимо, чтобы этот документ сопровождался актом приема-передачи или накладной. Только в таком комплекте ПКО будет учтен бухгалтерией. ПКО можно хранить как пронумерованные приложения к отчетному документу, а акты и накладные поместить в отдельные папки или также прикрепить к отчету.Бланки строгой отчетности (БСО) – это билеты, проездные, талоны, путевки, почтовые квитанции, которые выпускаются типографией.

БСО может иметь различную форму, но он обязательно должен содержать основные реквизиты.Как оформлять приложения к авансовому отчету?Подтверждающие документы к авансовому отчету прикрепляются в форме приложений на листах.

Это могут быть, как оригиналы, так и распечатанные электронные версии, однако в обоих случаях документы должны содержать все необходимые реквизиты, а в последнем также учтены некоторые нюансы.

Обратите внимание, что при составлении авансового отчета по командировке к билету на самолет обязательно прикрепляется посадочный талон с информацией о сотруднике, так как именно он подтверждает факт перелета.

Авансовый отчет по командировке

Авансовый отчет — документ, с которым сталкивается каждый командированный.

Отвечаем на самые частые вопросы о его заполнении.

В авансовом отчете работник отчитывается о тратах, совершенных в связи с командировкой. Этот документ свидетельствует о целевом расходовании средств компании и должен быть подкреплен соответствующими документами: чеками, билетами, договором аренды и так далее.

Их нужно указать в отчете и приложить к нему же в качестве доказательств.

Организация может использовать стандартную форму авансового отчета, предложенную Госкомстатом еще в 2001 году (АО-1), или разработать свой вид документа с соблюдением необходимых реквизитов.

В этой статье мы рассмотрим заполнение унифицированной формы АО-1. Стандартный отчет состоит из двух страниц — лицевой и оборотной. На лицевой стороне указывают:

• реквизиты организации;
• номер документа;
• сведения о командированном (ФИО, должность, подразделение);
• сумму аванса и расходов;
• остаток или перерасход.

Если от выданных авансом средств есть остаток, командированный должен сдать их в бухгалтерию.

Если же он потратил больше, чем предполагалось (при условии, что траты были обоснованы и согласованы), то сумму перерасхода ему компенсируют — например, начисляют со следующей выплатой зарплаты.

Верхняя часть лицевой стороны отчета: У лицевой страницы есть отрезная часть (расписка) — о том, что авансовый отчет принят бухгалтером компании. Этот квиток, подписанный ответственным сотрудником бухгалтерии, остается у командированного. На оборотной стороне находится таблица, в которой отмечают:

• сумму выданного аванса,
• сумму потраченных средств,
• наличие остатка или, наоборот, перерасход средств,
• номера счетов и субсчетов, по которым проводятся расходы.

Командированный перечисляет все документы, которые подтверждают командировочные расходы: билеты, кассовые чеки, счета-фактуры, договор аренды и т.д.

Для каждого документа прописывает наименование и сумму трат. Важно, чтобы суммы, указанные в чеках и других документах, совпадали с данными в таблице.

Чеки и билеты должны быть прикреплены к отчету. Авансовый отчет распечатывают в одном экземпляре. Командированный должен поставить свою подпись на оборотной стороне отчета под таблицей — это его называют «подотчетным лицом».

Отчет после проверки подписывают бухгалтер, главный бухгалтер, а затем документ утверждает руководитель компании (подпись вверху страницы). Если билеты на поезд, автобус или аэроэкспресс куплены онлайн, электронный билет и электронный чек нужно распечатать. При покупке на Туту оплату подтверждают два документа — электронная квитанция и акт на сервисный сбор (УПД).

Для подтверждения поездки на каршеринге надо распечатать договор аренды автомобиля, скриншот поездки в приложении, электронный чек, а также приложить служебную записку об использовании каршеринга. Подробнее мы писали . В случае с самолетом распечатка электронного билета не годится — нужно обязательно получить посадочный талон на стойке регистрации и потом приложить «корешок» талона к отчету.

Для подтверждения проживания распечатывают бронь гостиницы, прикладывают счет из гостиницы и кассовый чек, а если у владельца нет кассовой машины, то счет-фактуру — квитанцию, заполненную от руки и заверенную печатью.

Если командированный снимал частную квартиру, ему нужно получить подписанный хозяином договор и акт об оказанной услуге, в которых прописаны сроки проживания и сумма оплаты. В течение 3 рабочих дней после возвращения из командировки.

Если сразу после командировки сотрудник уходит в отпуск или на больничный, то отчет он сдает в течение 3 рабочих дней после выхода из отпуска или с больничного.

Если командированный нарушил сроки сдачи отчета или не вернул остаток аванса, работодатель имеет право считать выданные средства задолженностью () и по завершении месяца, следующего за месяцем, в котором работник должен был сдать отчет.

Если компания либо сотрудник уже успели потратить средства на организацию командировки, то авансовый отчет необходимо оформить и вписать туда понесенные расходы. Подробный порядок описан . Отчет нужно сдать в течение 3 дней после выхода приказа об отмене командировки.

Авансовый отчет можно оформить не только в бумажном, но и в электронном виде. Об этом мы расскажем в другой статье. * Данная статья носит информационный характер и может не совпадать с мнением государственных органов и мнением читателей статьи.