Главная - Статьи - Как правильно сшить документы и заверить

Как правильно сшить документы и заверить


Как правильно сшить документы и заверить

Оглавление:

Руководство как прошивать и заверять документы


Некоторые заверяющие надписи подразумевают необходимость указания информации о том, где в данный момент находится оригинал документа. Читайте инструкцию, как выполнить расчет пени по ставке рефинансирования на этой странице. Сколько стоит заверить документ у нотариуса? Стоимость зависит от вида документа.

В среднем нотариальная заверка копии стоит от 50 до 100 рублей за одну страницу документа. За заверение копии паспорта – 10 рублей за один лист.

Заверенная копия не имеет ограничений по сроку действия и ею можно пользоваться до тех пор, пока действенен оригинал, с которого была взята копия. Частые вопросы по заверению документов

  • Расписка не является документом, который должен быть нотариально заверен. Он вступает в силу сразу после подписей сторон и его можно использовать в суде.
  • Нужно ли заверять копии документов в суд?
  • Право заверять копии имеет как руководитель организации, так и доверенное им лицо.
  • Как заверять документы, если ИП без печати?
  • Является ли расписка, не заверенная нотариусом, документом?
  • Кто может заверять копии документов в организации?
  • Индивидуальный предприниматель не обязан иметь печать, однако существует множество случаев, где она может пригодиться. С печатью ИП сам может заверить документ, без нее придется воспользоваться услугами нотариуса.

Существует несколько путей решения данного вопроса.

Если документы в суд подает руководитель организации, он сам может заверить копии печатью предприятия и своей подписью. Если в суд обращается частное лицо, то документы можно заверить или у нотариуса, или отдать копии вместе с оригиналами – суд самостоятельно заверит документы при проверке.

Исключением является долговая расписка. Читайте обзор эквайринг тарифов разных банков . Видео Смотрите на виде как сшивать документы: В современной жизни каждый человек когда-либо сталкивался с необходимостью заверки копии паспорта или пенсионного страхового свидетельства.

Именно поэтому услуги нотариусов являются высоко востребованными среди населения.

Как правильно сшить документы нитками и заверить их

от него.

После того как вы проколете бумагу, необходимо несколько раз пропустить нить через отверстие и завязать концы нити узелком на последней странице. Видео, в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки: В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы. После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см.

так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц.

После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом.
Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

  • Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа
  • Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа
  • Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки
  • На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны
  • После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

Видео наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки: Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.

Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции: Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

  • Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.
  • Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.

Как сшивать документы

Если бумаги будут храниться больше 25 лет, на комплект документов накладывается картонная обложка, защищающая дело.

На обложке указывается: название организации, наименование дела (приказы, накладные, акты), структурное подразделение, срок хранения. Если организация по какой — либо причине сменила свое название, на обложке документа нужно отразить оба наименования, причем прежнее указывается в скобках. Прошивая архивные дела, следите за читаемостью текста.

Прошивая архивные дела, следите за читаемостью текста.

Дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу.

Лист форматом А3 нумеруется как один, слева прошивается и сворачивается. В случае подшивания листа посередине, он нумеруется как 2 листа.

Картинки, фотографии, схемы, карты пронумеровываются с обратной стороны сверху в левом углу.

Обязанность по заверению документов возлагается на руководителя организации или индивидуального предпринимателя. Рекомендуется ставить печать и подпись так, чтобы они выходили за пределы бумажной наклейки — заверителя. Подписывая комплекты документов, на руководителя автоматически возлагается ответственность за их содержание.

Сроки хранения документации регламентируются законодательством РФ, они зависят от типа документов:

  1. 3 года — срок, при котором хранятся фотодокументация и видеодокументы.
  2. 15 лет — срок хранения научных трудов и изысканий;
  3. 75 лет — срок хранения хозяйственных книг, нотариальных записей, документов, имеющие отношение к персоналу или приватизации;
  4. 5 лет — срок хранения документов, связанных с кинодеятельностью и фотодеятельностью;
  5. 5 лет — срок хранения архивной документации сельскохозяйственной организации;
  6. 20 лет — срок хранения патентной документации на изобретения, документов по капитальному строительству и конструкторской деятельности;

На первый взгляд процедура сшивания документов выглядит сложной, но стоит изучить все правила, и процесс перестанет казаться трудным. Автор статьи: Екатерина Могучая Чтобы сократить число бумажных документов и

Как правильно заверить копию документа

, то достаточно написать слово «Верно» или поставить соответствующий штамп, обозначить дату заверения, должность лица, заверившего копию (или отметить, что заверительную надпись сделал ИП), а также его фамилию и инициалы.

Эти записи удостоверяются собственноручной подписью указанного должностного лица (или ИП). Если в организации (подразделении) или у ИП есть печать, то по желанию можно проставить ее оттиск. Если же копия выдается для предъявления третьим лицам, то помимо названных выше реквизитов, надо указать место хранения документа, с которого изготовлена копия.

А подпись должностного лица нужно дополнительно заверить печатью организации (если таковая есть в компании).

Оттиск печати проставляется так, чтобы он не закрывал подпись того, кто удостоверил верность копии (п. 5.24 и 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Нужна ли на копиях для «внешнего» использования печать ИП (если она у него имеется)?

В госстандарте нет ответа на этот вопрос. Следовательно, формально, ИП может не ставить свою печать.

При заверении «внешних» копий нельзя использовать печати подразделений (отдела кадров, канцелярии и т.п.). Такой запрет установлен в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Аналогичные правила применяются при удостоверении копий многостраничных документов (заверительная отметка размещается на каждой странице) и их сшивок.

В последнем случае нужно сшить копии всех листов в один документ и заверить его в целом. Делается это путем проставления заверительной отметки на бумажной наклейке, которая размещается на оборотной стороне последнего листа в месте скрепления листов ниткой или лентой.

При этом необходимо учесть две особенности, установленные в пункте 5 Требований. Первая — нужно дополнительно указать количество листов в сшивке.

Это делается дважды: арабскими цифрами и прописью.

И вторая — подпись и печать следует проставить так, чтобы часть их приходилась на бумажную наклейку, а часть — непосредственно на последний лист. Это нужно для того, чтобы затруднить замену листов в сшивке документов. Приведем примеры правильного заверения копий.

1.

Как правильно сшивать и нумеровать документы в делопроизводстве: способы, правила ГОСТ. Как правильно прошить, прошнуровать и пронумеровать документ для налоговой, архива, журнал, тетрадь учета, договор, папку с документами: образец

Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.

  • Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам.

    Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы. На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.

  • Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
  • Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.
    1. Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками. Но если таких ниток нет, то подойдут и обычные суровые нитки.
    2. Иглу вводят сначала в среднее отверстие. Лучше использовать двойную прошивку. Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов. Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.
    3. 2-3 листа сшиваются обычной нитью. Ее необходимо сложить вдвое для прочности. Процесс прошивки начинается с того, что в листах проделываются отверстия. Прошивку производят с задней стороны собранных вместе листов.

    Как прошивать документацию ниткой Подготовка принадлежностей:

    1. клея канцелярского
    2. иглы с нитью подходящей толщины
    3. документов, которые необходимо прошить
    4. шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге
    5. печати организации

    Прошиваем документ в 3 этапа:

    1. Готовим внутреннюю опись.
    2. Сшиваем
    3. Заверяем готовое дело
    4. Оформляем сопроводительную надпись.
    5. Готовим бумаги для прошивки.

      Для этого необходимо расположить их по группам

    6. Проверяем, правильно ли проставлена нумерация

    Для прошитого пакета документов допускается следующее:

    Как правильно заверить сшив копий документов

    Ее должно хватить для прошивки документации по схеме 3. Нить распределяйте так, чтобы на хвостики осталось не менее 10 см.

    Правила сшивания документации нитью читать тут.

    Ширина между проколами и отступом стандартная.Техника сшивания по схеме 3 рассчитана на 6 действий. Прошивка проводится двойной нитью один раз.Действие 1Действие 2Действие 3Действие 4Действие 5. Завязывание узлаДействие 6. Приклеивание фиксатора, оформлении заверения. Тонкости заверения, выбора фиксатора, читать в разделе подготовка образца.Схема 4 используется при подготовке документов для сдачи в архив, для регистрации ИП, ООО и т.д.
    Тонкости заверения, выбора фиксатора, читать в разделе подготовка образца.Схема 4 используется при подготовке документов для сдачи в архив, для регистрации ИП, ООО и т.д.

    Прошивка выполняется только один раз. Ширина между проколами не менее 3 см, от левого борта до прокола 1,5-2 см.

    Правила сшивания документации нитью читать тут.Техника сшивки документации по схеме 4 рассчитана на 11 действий.Действие 1Действие 2Действие 3Действие 4Действие 5Действие 6Действие 7Действие 8Действие 9Действие 10. Завязывание узелка.Действие 11.

    Приклеивание фиксатора, оформлении заверения. Тонкости заверения, выбора фиксатора, читать в разделе подготовка образца.Изначально давайте разберемся в пружинах.

    Они могут быть металлическими, либо пластиковыми. Металлическая подойдет максимум для 100 листов. Пластиковая может использоваться для соединения 450 листов.Такой вариант скрепления подойдет для выписанных журналов, документации не первой важности.

    Документы, которые нужно сдавать в архив, предоставлять в налоговую, для регистрации предприятия и т.д., не могут так сшиваться.

    Такой метод сшивки не предусмотрен ни ГОСТом, ни положениями.Сшитые документы на пружину с легкость заменяются. Именно поэтому, единственно правильный вариант сшивки – нить, заверение подписью, печатью.В налоговую нужно предоставлять документы либо в оригинале, либо правильно подготовленные и заверенные копии.Документы должны быть сложены по периодам.В подготовленной папке должна находиться опись.Папка сшивается по схеме 3. Полное описание ознакомиться тут.В

    Как прошить документы в 3 и 4 дырки — пошаговые инструкции и схемы

    » Автор Ольга Подзорова, эксперт сайта 06.06.2022 Оригиналы или копии документов сшиваются нитками в соответствии с ГОСТ Р61141-98 — ниже приведены пошаговые инструкции и схемы прошивки документации в 3 и 4 дырки (прокола).

    Сшитые бумаги нужно заверить в установленном порядке, указав количество лисов и поставив подпись и печать. Сшивать ценные бумаги необходимо в соответствии с .

    Нюансы оформления закреплены в . Сшивать документы необходимо, чтобы защитить их от утраты или подмены. Процедура прошивки считается обязательной для таких категорий документов:

    • кадровых;
    • проверочных;
    • архивных;
    • бухгалтерских.

    Может подшиваться и другая документация, которая важна для владельца, компании и ее контрагентов.

    Классическая схема прошивки требует инструментов для работы. Понадобятся обложки (стандартные, нестандартные или архивные), дырокол, канцелярский клей, острые ножницы, заверительный лист, нитки, шило или иглы, веревки или шпагат.

    Нитки должны быть прочными, толстыми и износостойкими.

    Самые распространенные способы подшивки:

    1. В две дырки – наиболее популярная схема. Расстояние между отверстиями – не менее 5 сантиметров. Узелок в этом случае должен находиться на лицевой стороне.
    2. В три дырки. При этой схеме отверстия нужно разместить на одинаковом расстоянии друг от друга и до краев листа. Создать с помощью нитей «восьмерку», соединив оба конца нити посередине на внутренней стороне листа.
    3. В четыре дырки – схема напоминает предыдущий вариант, только «восьмерка» теперь двойная. Хвост остается на уровне второго прокола на тыльной стороне.
    4. В пять дырок – самый надежный способ, использующий для крайне важных документов. Представляет собой две «восьмерки», расположенные одна над другой.

    Отверстия всегда формируют с левой стороны документа.

    Нити фиксируют узлом (свободные концы всегда должны оставаться минимум на 7 сантиметров).

    Стандартно журналы и другую документацию не высшего уровня важности сшивают в три прокола, используя стандартные нити, клей ПВА и шило.

    Подробная пошаговая схема прошивки в 3 дырки такова:

    • Шаг 1. Первое движение иглы должно проходить через центр листа «изнутри-наружу» (чтобы ушко было ближе к тыльной стороне, а конец иглы – к лицевой).
    • Шаг 2. Второй прокол нужно сделать уже с лицевой стороны, двигаясь ближе к краям листа.
    • Шаг 3. В третий прокол игла опять должна входить с обратной стороны. Если еще раз вдеть иглу в исходное отверстие, схема будет считаться завершенной.

    Схема прошивки документов в 3 дырки: Схема прошивки документов в 4 дырки: После нужно завязать узел и оставить минимум 7 сантиметров нити. Заверительный лист должен иметь размер прямоугольника 6х4 сантиметра.

    Его нужно приклеить на узел и подписать. Нумеровать листы нужно в порядке подшивки, используя арабские цифры и начиная с «единицы».

    Журналы нумеруются и сшиваются по стандартной схеме, а вот при оформлении других документов возникают трудности.

    Нюансы процесса:

    1. При сшивании письма сначала нумеруют конверт, и только потом – его содержимое.
    2. При нумерации чертежей, диаграмм и других графических материалов, которые занимают весь лист или не должны иметь мешающих пометок, искажающих смысл, ставить нумерацию нужно на обратной стороне листа.

    Стандартно номер проставляется в правом верхнем углу. Для описи нумерация не нужна. Заверительный листок приклеивается с помощь ПВА на узелок на обратной стороне сшитой стопки документов.

    Листок должен иметь небольшие размеры (от 3х4 до 8х10 см). На нем указываются наименование организации, ФИО и должность ее руководителя и дата подшивки.

    Описание на листке может быть либо развернутым, когда подробно описываются содержание, количество листов, данные об адресате, наличие примечаний и чертежам и другие характеристики. Также может быть перечислено количество помарок, исправлений и других сносок по ГОСТ. Описание может быть и сокращенным – когда приводится только количество и название документа (или объекта), который подлежал подшивке.

    В любом случае руководитель обязан полностью расписывать свои ФИО, должность, расшифровывать личную подпись. Либо подпись с печатью, либо только печать должны располагаться так, чтобы они одновременно находились и на листке, и на тыльной стороне самого документа. Образец заверения сшитой документации: Копии сшиваются и заверяются по тем же правилам, что и оригиналы.

    Можно использовать меньшее количество проколов, но техника является общей.

    Если копии не сшиты, придется ставить заверительные отметки на каждой копии, что крайне непродуктивно.

    В большинстве случаев копии сшивают в два или три прокола, используя заверительные листки небольшого размера и кратко описывая содержимое. Подписи и печати должны быть такими же полными, как при оформлении оригиналов документов. Чаще всего перечисляется только характер подшитых копий, их количество.

    Зачастую используется формулировка:

    «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью N листов»

    . Дата ставится по общим правилам. Сшивать оригиналы и копии документов нужно по ГОСТ Р61141-98.

    По количеству отверстий можно сшивать бумаги с разным числом проколов: от 2 до 5. Свободный конец должен достигать в длину не менее 7 сантиметров, чтобы можно было легко завязать узел. Из инструментов и расходных материалов нужно использовать нитки, иглы, ножницы, дырокол, клей ПВА и твердые обложки.

    Нумеруется листы арабскими буквами, начиная с «единицы», номера в стандартных случаях проставляются в верхнем правом углу листа.

    Заверительный лист приклеивается на тыльную сторону документа и содержит информацию о сшитых бумагах.

    На нем также указываются название организации, ФИО и должность руководителя, его личная подпись с расшифровкой. Печать ставится так, чтобы часть ее была на листе, часть – на самом документе.

    Как правильно сшить документы и заверить копии

    так, чтобы кончики выглядывали из-под нее.

    На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом.

    Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

    • Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа
    • Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа
    • Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки
    • На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны
    • После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

    наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки:Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности.Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции:Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

    • Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.
    • Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.
    • После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.
    • Далее — с лицевой стороны в следующую от дырку
    • В крайний прокол с тыльной стороны
    • С лицевой стороны дырки, которую мы проходили на четвертом шаге
    • При этом стараемся натягивать нить так, чтобы она плотно сжимала листы документов
    • Остается

    Как правильно прошить документы, способы и схемы прошивки: в 2, в 3, в 4 и в 5 проколов + видео

    Нить, расположенная между тремя отверстиями, не должна быть сильно натянута. В противном случае документы будут плохо открываться (фото №14)

  • Сделайте дополнительный узел. Узел должен располагаться под наклейкой (фото №15).
  • Подготовьте бланк для наклейки.

    Примерно 3х5 см. Скачать форму бланка «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» вы можете по ссылке в конце статьи.

  • Пронумеруйте документы.
  • Нанесите клей для бумаги на всю площадь обратной стороны наклейки.

    Произведите склейку таким образом, чтобы нить оказалась между документами и наклейкой.

    Концы нити разведите в разные стороны.

    Пальцами придавите всю площадь наклейки, особенно нажимая на нить. Заполните скрепительный бланк.

    Поставьте печать таким образом, чтобы она находилась на наклейке и на документах (фото №16).

  • Есть ещё один вариант, который используется довольно часто.

    Это прошивка документации в четыре дырки.

    Она несколько сложнее, но проводится примерно также как и в две дырки. Последовательность действий в этом случае такая:

    • Вставьте плотно к дыроколу бумагу (фото №2)
    • Подготовьте бланк для наклейки. Примерно 3х5 см. Скачать форму бланка можно по
    • Завяжите оба конца нити на 2 узла. Нить, расположенная между четырьмя отверстиями, не должна быть сильно натянута. В противном случае документы будут открываться не полностью. (фото №16)
    • Аккуратно, придерживая документы, продырявьте стопку. (фото №2-4)
    • В соответствии с фото №9-№14 прошейте документы нитью.
    • Убедитесь, что документы выровнены относительно друг друга.
    • Сделайте дополнительный узел. Он должен находиться под наклейкой (фото №17).
    • Обрежьте нить по противоположному краю, примерно 20 сантиметров (фото №15).
    • Переверните документы и повторите пункты 2-4 (фото №5-7).
    • Установите на дыроколе ограничитель на специальный режим для 4 отверстий, как на фото №1. Такой режим может обозначаться четырьмя точками, 4HOLE, или же 888.

    Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

    Видео, в котором показано как сшиваются документы нитками через 2 дырки: В верхнем правом углу каждого листа требуется поставить порядковый номер страницы.

    После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее.

    На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц.

    После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата. Несколько сложнее обстоят дела с прошивкой в три прокола, особенно если вы будете сразу прокалывать листы ниткой с иголкой, а не воспользуетесь дыроколом.

    Чтобы прошить бумаги в три дырки следуйте нижеизложенной пошаговой инструкции со схемой:

    • Сделайте первый прокол иголкой с ниткой с тыльной стороны прошиваемого документа посередине листа
    • Второй прокол иголкой делается с лицевой стороны документа
    • Следующий прокол следует сделать с тыльной стороны третьей дырки
    • На следующем шаге пропускаем иголку с ниткой в первую дырку — посередине документа с лицевой стороны
    • После чего следует подтянуть нитки чтобы они плотно стянули прошитые листы и завязать узелок как показано на фото

    Видео наглядно поясняет как сшить документы на 3 дырки: Такой вид прошивки делается только для документов, у которых особый статус важности. Чтобы сшить документацию в 4 дырки придерживайтесь следующей схемы и пошаговой инструкции: Если сшиваемый документ содержит много листов, то можно предварительно подготовить четыре дырки с помощью дырокола, дрели или специального станка.

    • Начинать продевать нитку следует с тыльной стороны второй от края дырки.
    • Далее нитка продевается в дырку, которая ближе всех расположена к краю и ранее пройденной дырке.
    • После чего снова продеваем нитку также как и на первом шаге.
    • Далее

    Как правильно сшивать документы: пошаговая инструкция

    Далее составляется опись прикрепленных дополнений на изнанке этого листа.

  • Когда лист полностью занят, нет места для нумерации, то нумеруют на обратной стороне документа.
  • При неправильной нумерации номер зачеркивается и ставится правильный, при этом на исправленном участке обязательно делают заверительную надпись.
  • 4.

    Опись.Каждый прошитый документ обязан иметь свою опись, в которой требуется указать:

    1. организацию и название документа;
    2. дату подшивки и срок хранения;
    3. подробную аннотацию (цель хранения, содержание, количество страниц и другие важные примечания);
    4. количество документов и подпись с указанием ФИО.

    Обратите внимание! Документы, предназначенные для внутреннего пользования, сшиваются по правилам, установленным вашей организацией.Сшивать документацию можно многими способами. Все зависит от имеющихся приспособлений и требований руководства.

    Вот несколько вариантов:

    1. При помощи шуруповерта и плотной веревки. Подходит для объемных материалов.
    2. С помощью дырокола. Похож на классический способ, только вместо иголки – дырокол.
    3. При помощи переплетного станка. Используют такой вид сшивания только в типографии.
    4. Классический способ – при помощи иглы и нитки. Обычно сшивается небольшой объем документов в два, три или пять проколов. Нитки скрепляются, и к ним приклеивается заверительная надпись.

    Для прошивки документов классическим способом, делопроизводитель должен при себе иметь:

    1. иголки (разных размеров), шило, нитки, веревки или шпагат;
    2. обложку;
    3. ножницы и клей;
    4. заверительный лист;
    5. дырокол (при необходимости).

    Убираем все скобки, скрепки, нумеруем, складываем в ровную стопочку и начинаем сшивать:1. Делаем в документах 3 отверстия (прокола) иголкой (при необходимости шилом). Расстояние между дырками около 3 см.

    Нитка длиной 80 см.Обратите внимание! Обычные нитки бывают непрочными, лучше использовать более толстые и крепкие.

    Как правильно сшить документы

    Он должен хорошо скрывать узел, но не закрывать его полностью. В том случае, если срок хранения документа будет превышать 10 лет, для прямоугольника лучше взять папирусную бумагу.

    На листочке указывается количество страниц в документе и отмечаются данные специалиста, который его заверял (ФИО и подпись). Это самый простой ответ на вопрос, как правильно прошить документы нитками, а более сложные и часто используемые комбинации представлены на фото ниже. Как и в предыдущем случае, чтобы сшить документы, нужно проколоть бумагу, только в этом варианте следует рассчитать расстояние на 3 дырки (оно не должно превышать 3 см).

    После того как в листах появятся отверстия, переверните документ и пропустите нитку в среднюю дырку (ее кончик должен показаться из первого листа), оставив с тыльной стороны не менее 7 см.

    Теперь с лицевой стороны бумаг необходимо проткнуть верхнее отверстие и направить иглу с ниткой в нижний прокол с тыльной стороны.

    Как только она окажется сверху, ее вновь пропускают через середину, добиваясь появления с тыльной стороны.

    На этом этапе вы может отрезать нить, оставив от нее 7 см, и связать ее с уже имеющимся остатком.

    На полученный узелочек наклеивается небольшой прямоугольный листочек, на котором будет отмечаться количество листов и заверительная подпись.

    Если вы до этого не знали, как прошить документы в 3 дырки, то, воспользовавшись этой схемой, проблем не возникнет.

    Вместо иголки или дырокола можно использовать шило, а на роль ниток для прошивки документов идеально подойдут капроновые изделия или специальный шпагат.

    Нужно отметить, что, используя указанную информацию, вам не придется долго думать и как прошить журнал регистрации, главное — подобрать твердую

    «Копия верна», или Как правильно заверять документы

    В него входят обязательные шаги:

    • Ксерокопия заверяется оттиском печати организации или ИП. Если организация работает с гербовой печатью, то копии, кроме нотариальных, гербовыми печатями не заверяются. Для этой цели необходимо подготовить иные виды печати — например, с наименованием структурного подразделения (отдел кадров, бухгалтерия, секретариат) или печати по назначению.
    • Указывается дата.
    • После текста и слова «Подпись» при помощи печати или от руки ставится отметка «Верно» (на практике часто применяют и надпись «Копия верна»).
    • Затем указывают реквизиты должностного лица, заверившего ксерокопию: ФИО, должность, личная подпись, ее расшифровка.
    • Подготовка дублирующего документа (обычно с использованием копировальной техники).

    С 1 июля 2022 года ГОСТ Р 7.0.97-2016 расширил реквизиты — обязательно указываем место нахождения оригинала.

    Если ксерокопия используется во внутреннем документообороте, то есть передается из одного подразделения в другой, то реквизит не меняется.

    Если она выдается в стороннюю организацию, то ниже слова «Верно» необходимо указать «Подлинник находится в … организации в деле №… за … год». Этот реквизит вы вправе писать от руки или в виде штампа.

    Если в дубликате несколько страниц, то существуют два способа:

    • Прошить листы, пронумеровать, в конце указать их количество и заверить.
    • Следует поставить отметку «Верно» и остальные реквизиты на каждой из них.

    Обычно заверенный документ действителен 30 дней.

    Хотя в законодательстве этот срок не указан, госорганы и банковские учреждения не принимают акты, изготовленные раньше.

    В банках этот срок часто еще меньше — от нескольких дней до двух недель. Чтобы удостоверить документацию, допускается два вида отметки — оттиск печати и рукописный вариант. Для первого случая необходимо специально сделать штамп с оттиском «Верно» или «Копия верна».

    Но учтите, что ГОСТом не указано применение оттиска «Копия верна».

    Есть возможность сделать два вида штампа: «Копия» и «Верно».

    Сшиваем документы правильно: 7 основных шагов, правильно сшивать документы ниткой фото

    С лицевой стороны введите нитку в верхнее отверстие.

    Иголка оказалась сзади; отправьте ее в нижний прокол. Далее снова идите в среднее отверстие. Вы окажетесь на тыльной стороне.

    Оставьте также не менее семи сантиметров нити. Этот остаток нити соедините с предыдущим остатком и завяжите узелок.

    Четыре прокола: начинайте сшивать со второго сверху прокола.

    Затем введите иглу в верхнее отверстие и затем снова во второе сверху. Потом игла должна попасть в третье отверстие и, далее, с тыльной стороны – в четвертое.

    Наконец, иголку введите в третий прокол с лицевой стороны. После завязывания узелка должно остаться 5 – 6 см свободной нити. Кусочек папиросной бумаги наклейте так, чтобы оказался перекрытым и узел, и часть свисающих нитей.

    Плотную бумагу для этих целей использовать нельзя: узелок должен быть хорошо виден.

    Что такое учетная политика организации и в каком порядке она формируется – читайте в публикации по ссылке.

    Образец заверительной надписи.

    Обычно заверяет документ подписант оригинала.

    Но можно доверить это и другому, тогда номер и дата доверенности на этого человека также прописывается рядом с указанием ФИО и должности подписанта. Что лучше и выгоднее открыть начинающему предпринимателю: ИП или ООО? Узнайте здесь. Подпись расшифровывать обязательно.

    Она должна заходить за пределы наклеенной бумаги. Так же и печать. Если у ИП печати нет, можно обойтись и без нее.

    Можно воспользоваться и сургучной печатью.

    Оттиск мастичной печати сверху фиксируется канцелярским клеем.

    При сдаче документов в регистрирующий орган за вами остается право выбора – сшивать ли их. Как правильно сшивать документы более одного листа? Смотрите следующий видео-урок: Выполнить 3 прокола, расположив их на расстоянии 3 см друг от друга.